Introdução à DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma das obrigações que empresas optantes pelo Simples Nacional precisam enviar ao Fisco todos os anos, com dados sobre a sua situação econômica, social e fiscal.

Mais do que apenas um registro, a DEFIS se junta a outras declarações exigidas pelo órgão, com vista à prestação de contas.

Isso porque ao preencherem o documento, empresas fornecem detalhes que serão compartilhados com órgãos responsáveis pela fiscalização tributária em âmbito estadual e municipal, além da própria Receita Federal.

Esse preenchimento, assim como outras obrigações fiscais exigidas pelo Fisco, é obrigatório e envolve informações sobre as atividades da empresa, o que pode gerar dúvidas sobre como cumprir a obrigação.

Quem deve declarar a DEFIS?

A obrigatoriedade de realizar a declaração da DEFIS é aplicável a todas as empresas que se enquadram no regime tributário do Simples Nacional. Isso abrange tanto Microempresas (ME) quanto Empresas de Pequeno Porte (EPP), mas exclui os Microempreendedores Individuais (MEI), que possuem sua própria modalidade de declaração, conhecida como DASN-SIMEI.

Assim, para empresas nessas condições, é fundamental efetuar a declaração da DEFIS de forma anual, a fim de evitar eventuais consequências legais junto à Receita, como multas e impedimentos legais para a empresa.

Quando declarar a DEFIS?

A DEFIS deve ser feita anualmente, com prazo de entrega até às 23h59 do dia 31 de março de cada ano. Esse prazo refere-se às informações e atividades da empresa referentes ao ano anterior. Por exemplo, as informações relativas ao ano de 2023 devem ser declaradas até o último minuto do dia 31 de março de 2024.

A declaração é realizada por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D), disponível no site da Receita Federal. Para transmitir os dados, é necessário utilizar um certificado digital da empresa, código de acesso ou procuração eletrônica.

Dentro desse contexto, o contador desempenha um papel crucial, coletando as informações necessárias de cada cliente do Simples Nacional, validando-as e preenchendo-as.

Quais as informações precisam constar na DEFIS?

Ao preencher a DEFIS, as empresas e escritórios precisam informar uma série de dados econômicos e sociais exigidos pela Receita Federal e que devem ser checados antes do envio, a fim de mitigar eventuais erros.

Entre essas informações estão:

No entanto, é importante ressaltar que o acesso a inserção de informações na plataforma da Receita não é simples e requer uso de certificação digital. Alternativamente, pode ser utilizado o código de acesso de cada cliente ou uma procuração do cliente para utilizar o certificado digital do contador.

Assim, para garantir a correta entrega da DEFIS dentro do prazo estabelecido, o contador deve estar ciente dessas exigências e utilizar os recursos adequados para transmitir os dados de forma segura e eficiente.

Consequências de não entregar a declaração

Embora não existam multas específicas estabelecidas para a falta de entrega da DEFIS, é crucial reconhecer as sérias implicações que podem afetar significativamente a empresa.

Uma das principais consequências desse descumprimento é a impossibilidade de realizar a apuração e o pagamento dos impostos mensais devidos pelo Simples Nacional. Isso ocorre porque a liberação para apuração mensal do DAS só é concedida após a entrega da declaração referente ao ano anterior.

Ainda mais grave, a falta de entrega ou o atraso na entrega da DEFIS podem resultar na inativação das inscrições municipal e estadual da empresa. Isso significa que a empresa fica impossibilitada de emitir notas fiscais e realizar operações comerciais de forma normal.

A situação pode se agravar ainda mais com o tempo, uma vez que a dívida acumulada de impostos pode ser inscrita na Dívida Ativa, sujeitando a empresa a mais penalidades e restrições. Em casos extremos, a persistência da inadimplência pode levar à perda do CNPJ da empresa.

Assim, é fundamental que tanto empresas quanto escritórios de contabilidade cumpram com todas as exigências ne entrega da DEFIS para evitar essas consequências negativas e preservar sua saúde financeira e jurídica.

Como as Soluções Domínio impulsionam a DEFIS?

Diante das complexidades envolvidas na entrega da DEFIS para empresas optantes pelo Simples Nacional, os contadores em todo o Brasil se deparam com desafios significativos principalmente relacionados à necessidade de inserção e validação manual dos dados exigidos pela Receita Federal.

Nesse contexto, as Soluções Domínio surgem como uma resposta eficiente e simplificada para esse processo, uma vez que a integração perfeita entre os módulos Contabilidade, Escrita e Folha, permite maior automação do processo, desde a coleta das informações até a entrega da declaração.

Isso significa que os contadores podem realizar o preenchimento automatizado da DEFIS, utilizando as informações do cliente que já estão integradas ao sistema.

Dessa forma, o contador precisa apenas validar e enviar a declaração, economizando tempo e eliminando a necessidade de trabalhar em ferramentas paralelas.

Além disso, com o ONVIO Processos, um dos módulos das Soluções Domínio, oferecemos aos contadores a possibilidade de gerenciar todas essas tarefas de forma centralizada, acompanhando e garantindo que todas as declarações sejam enviadas dentro do prazo estabelecido.

Assim, contando com as Soluções Domínio, contadores podem enfrentar os desafios da DEFIS com confiança, eficiência e segurança, garantindo a conformidade e o sucesso de seus clientes.

Soluções Domínio da Thomson Reuters – A certeza dos contadores