Além do conhecimento geral sobre a importância da proteção de dados na contabilidade remota, no artigo de hoje nos concentramos em um contexto mais específico: os escritórios de contábeis que operam de maneira remota ou híbrida, ou seja, com colaboradores trabalhando fora do ambiente tradicional do escritório. 

Nesse cenário, a proteção de dados se torna ainda mais crucial. Com a equipe atuando remotamente, é necessário adotar cuidados extras e diferentes em relação à segurança dos dados. Afinal, os colaboradores estão acessando e manipulando informações sensíveis fora do ambiente controlado do escritório. 

Então, no post de hoje, exploraremos a importância da proteção de dados para escritórios contábeis com equipes trabalhando fora do ambiente do escritório.

Discutiremos as medidas adicionais que esses escritórios devem tomar para garantir a segurança dos dados, comparando-as com aquelas aplicadas por escritórios cuja equipe atua de maneira presencial no ambiente controlado do escritório. 

6 medidas essenciais para proteção de dados em escritórios contábeis que atuam de maneira remota 

1. Acesso e autenticação segura 

Com a equipe trabalhando fora do ambiente do escritório, é crucial garantir que os sistemas e dados só possam ser acessados por pessoas autorizadas.

Isso pode envolver a implementação de autenticação de dois fatores (2FA) para os sistemas, o uso de senhas fortes, controles de acesso e monitoramento de logins. 

Vamos detalhar um pouco mais esses aspectos: 

– Autenticação de dois fatores (2FA): a autenticação de dois fatores é uma medida de segurança eficaz que adiciona uma camada extra de proteção ao processo de login.

Além de uma senha, os usuários precisam fornecer uma segunda forma de autenticação, como um código enviado por SMS, um aplicativo de autenticação ou um token físico. Isso dificulta a invasão de contas, mesmo que as senhas sejam comprometidas. 

– Senhas fortes: é essencial enfatizar a importância de senhas fortes para todos os colaboradores do escritório contábil. As senhas devem ser longas, complexas e exclusivas para cada conta. É recomendável o uso de uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais.

Além disso, as senhas devem ser atualizadas regularmente. Inclusive, para facilitar o uso de senhas fortes e únicas para cada conta, é recomendável o uso de um gerenciador de senhas.

Essas ferramentas podem gerar senhas complexas, armazená-las de forma segura e preencher automaticamente os campos de login. Isso reduz a chance de reutilização de senhas e facilita o gerenciamento seguro das credenciais.  

– Controle de acesso: os escritórios contábeis devem implementar uma estratégia de controle de acesso para limitar o acesso aos sistemas e dados somente às pessoas autorizadas.

Isso pode ser feito atribuindo níveis de permissão adequados a cada usuário nos sistemas usados pelo escritório, com base nas suas necessidades e responsabilidades. A revisão regular dessas permissões é importante para garantir que elas estejam sempre atualizadas. 

– Monitoramento de logins e atividades: é importante registrar e monitorar os logins e atividades dos colaboradores para identificar qualquer atividade suspeita. Isso inclui o acompanhamento de tentativas de login malsucedidas, alterações de senha não autorizadas ou acesso a áreas restritas dos sistemas.

O monitoramento regular pode ajudar a detectar possíveis violações de segurança e agir rapidamente para mitigar qualquer risco. 

2. Rede e conexão seguras 

Os escritórios contábeis remotos devem garantir que as conexões de rede utilizadas pelos colaboradores sejam seguras.  

Aqui estão algumas considerações importantes nesse aspecto: 

–  Uso de conexões seguras: os colaboradores devem ser instruídos a utilizar apenas conexões de rede seguras e confiáveis. Isso significa evitar o uso de redes Wi-Fi públicas abertas e não seguras, como redes de cafeterias, aeroportos ou hotéis.

É preferível utilizar redes domésticas seguras ou redes corporativas que sejam protegidas por senhas fortes e criptografadas. 

– Rede Privada Virtual (VPN): o uso de uma VPN é altamente recomendado para proteger as comunicações e os dados transmitidos pela internet.

Uma VPN cria um túnel criptografado entre o dispositivo do colaborador remoto e a rede do escritório contábil, garantindo que os dados sejam protegidos contra interceptações e violações de segurança. Isso é especialmente importante quando os colaboradores acessam redes Wi-Fi públicas não seguras. 

– Criptografia de dados: além do uso de uma VPN, é essencial que os dados em trânsito sejam criptografados. Isso significa que eles são codificados de forma que só possam ser lidos pelo destinatário autorizado.

A criptografia garante que, mesmo que ocorra uma interceptação dos dados, eles sejam ininteligíveis para qualquer pessoa sem a chave de descriptografia adequada. 

– Acesso remoto seguro: se o escritório contábil permitir o acesso remoto aos sistemas internos, é fundamental implementar soluções de acesso remoto seguro.

Isso pode incluir o uso de conexões VPN específicas para acesso remoto ou o uso de soluções de desktop remoto que criptografam as comunicações entre o dispositivo remoto e o sistema interno. 

3. Monitoramento dos dispositivos utilizados pelo time remoto  

Uma vez que os colaboradores trabalham fora do ambiente controlado do escritório, é importante garantir que os dispositivos utilizados para acessar os dados estejam seguros. Isso envolve medidas como a instalação de softwares de segurança atualizados, a criptografia dos dispositivos e a implementação de políticas de uso adequado desses dispositivos. 

– Fornecimento de dispositivos corporativos aos colaboradores: é preferível fornecer dispositivos corporativos aos colaboradores ou estabelecer diretrizes específicas para o uso de dispositivos pessoais, como a instalação de softwares de segurança apropriados e a atualização regular do sistema operacional. 

– Atualizações de segurança: os dispositivos devem ter seu sistema operacional e softwares atualizados regularmente. As atualizações de segurança fornecem correções para vulnerabilidades conhecidas, ajudando a manter os dispositivos protegidos contra ameaças.

Os colaboradores devem ser instruídos a manter seus dispositivos atualizados e a instalar as últimas atualizações de segurança assim que estiverem disponíveis. 

– Gerenciamento remoto de dispositivos: é recomendável utilizar soluções de gerenciamento remoto de dispositivos que permitam rastrear, bloquear e apagar dados remotamente em caso de perda ou roubo.

Isso é especialmente importante para dispositivos móveis, como smartphones e tablets, que são mais propensos a serem extraviados. O gerenciamento remoto de dispositivos ajuda a proteger os dados sensíveis contra acessos não autorizados. 

– Não deixar dispositivos desbloqueados em locais públicos: restrição de acesso físico: É fundamental controlar o acesso físico aos dispositivos e às áreas onde os dados sensíveis são armazenados.

Os colaboradores devem ser instruídos a não deixar dispositivos desbloqueados ou desacompanhados em locais públicos. Além disso, é importante implementar políticas para o descarte seguro de dispositivos ou mídias de armazenamento quando não forem mais necessários. 

– Segurança em dispositivos móveis: se os colaboradores utilizam dispositivos móveis para acessar dados sensíveis, é importante aplicar medidas adicionais de segurança.

Isso pode incluir o uso de senhas ou autenticação biométrica para desbloqueio do dispositivo, criptografia de armazenamento de dados, configuração de recursos de rastreamento e bloqueio remoto em caso de perda ou roubo, e a instalação de aplicativos de segurança, como antivírus e firewalls. 

Leia também: Garantindo a segurança dos dados em escritórios contábeis

4. Políticas de segurança claras 

Os escritórios contábeis também devem estabelecer políticas claras de segurança de dados, incluindo diretrizes específicas para colaboradores que trabalham remotamente.

Isso pode incluir restrições sobre o armazenamento de dados em dispositivos pessoais, orientações para o descarte seguro de documentos físicos e diretrizes para a comunicação segura de informações confidenciais. 

Aqui estão algumas considerações importantes a respeito: 

– Classificação de dados: a política de segurança deve incluir diretrizes claras para a classificação de dados sensíveis e confidenciais. Isso ajuda a identificar quais informações merecem maior proteção e quais medidas de segurança devem ser aplicadas a cada categoria de dados. 

– Controle de acesso e permissões: a política deve definir as regras de controle de acesso e permissões, especificando quais colaboradores têm permissão para acessar quais informações.

Ela deve abordar a necessidade de princípios como o “princípio do menor privilégio”, que limita o acesso apenas ao necessário para realizar as funções específicas de cada colaborador. 

– Comunicação segura de informações: a política deve orientar os colaboradores sobre a maneira correta de comunicar informações confidenciais e sensíveis.

Isso pode incluir o uso de ferramentas de criptografia de e-mail, a restrição do compartilhamento de informações em canais não seguros e a conscientização sobre a importância de evitar a divulgação não autorizada de dados. 

5. Monitoramento e conformidade 

É importante implementar sistemas de monitoramento para detectar e responder a quaisquer incidentes de segurança de dados.  

– Monitoramento de atividades: é essencial implementar sistemas de monitoramento para registrar e analisar as atividades dos colaboradores, bem como o acesso aos sistemas e dados sensíveis. Isso pode incluir o monitoramento de logs de eventos, registros de autenticação, registros de acesso a arquivos e registros de atividades de rede.

O monitoramento ajuda a identificar atividades suspeitas ou não autorizadas e a responder rapidamente a possíveis violações de segurança. 

– Detecção de ameaças: além do monitoramento de atividades, é importante ter sistemas de detecção de ameaças em vigor. Isso envolve a implementação de soluções de segurança, como firewalls, antivírus, detecção de intrusões e prevenção de perda de dados (DLP).

Essas soluções ajudam a identificar possíveis ataques cibernéticos, malware ou comportamentos anômalos que possam indicar uma violação de segurança. 

– Resposta a incidentes: o escritório contábil deve ter um plano de resposta a incidentes para lidar com possíveis violações de segurança.

O plano deve incluir ações específicas a serem tomadas em caso de detecção de uma violação, como a remoção imediata de acesso não autorizado, a notificação às partes relevantes, a investigação do incidente e a implementação de medidas corretivas. 

– Conformidade regulatória: é fundamental que o escritório contábil esteja em conformidade com as leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis. Isso pode incluir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, bem como outras regulamentações específicas do setor.

O monitoramento contínuo ajuda a garantir que as práticas de segurança estejam em conformidade com as regulamentações, como a implementação de medidas de segurança técnicas e organizacionais apropriadas. 

– Avaliação de riscos: uma abordagem proativa para o monitoramento e a conformidade envolve a realização de avaliações regulares de riscos. Isso inclui a identificação e a avaliação de ameaças potenciais, vulnerabilidades e impactos para os dados sensíveis.

Com base nessa avaliação, podem ser implementadas medidas adicionais de segurança para mitigar os riscos identificados. 

– Atualização de políticas e procedimentos: o monitoramento e a conformidade devem ser considerados no processo de revisão e atualização das políticas e procedimentos de segurança de dados.

À medida que novas ameaças surgem e as regulamentações evoluem, as políticas e os procedimentos devem ser revisados e ajustados para garantir a eficácia contínua das medidas de segurança. 

6. Conscientização e treinamento da equipe  

A conscientização e o treinamento sobre segurança de dados são fundamentais para equipes de escritórios contábeis que trabalham de maneira remota.  

– Sensibilização sobre ameaças de segurança: é essencial fornecer treinamento para os colaboradores sobre as ameaças de segurança de dados mais comuns, como phishing, malware, engenharia social e ataques de força bruta. Eles devem entender os métodos utilizados pelos hackers e aprender a reconhecer sinais de possíveis ataques. 

– Práticas de segurança: os colaboradores devem ser instruídos sobre as melhores práticas de segurança de dados, incluindo todos os tópicos que já mencionamos nesse conteúdo como o uso de senhas fortes, autenticação de dois fatores, uso seguro de redes Wi-Fi, utilização de VPNs e atualização do dispositivo utilizado.  

– Atualização regular do treinamento: a conscientização e o treinamento sobre segurança de dados devem ser um processo contínuo.

É importante oferecer atualizações regulares de treinamento para manter os colaboradores informados sobre as últimas ameaças de segurança e práticas recomendadas. Isso pode ser feito por meio de treinamentos presenciais, materiais educacionais, newsletters ou outras formas de comunicação interna. 

Conclusão

Por meio da compreensão dos desafios específicos enfrentados por escritórios contábeis remotos ou híbridos no que diz respeito a segurança de dados e da adoção das medidas apropriadas, essas empresas podem garantir a proteção efetiva dos dados sensíveis de seus clientes, assegurando a confidencialidade e integridade das informações. 

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil e tenha proporcionado insights valiosos sobre as práticas necessárias para garantir a segurança de dados em seu escritório.

Ao implementar as medidas abordadas, você estará fortalecendo a proteção dos dados e fortificando a confiança dos seus clientes.  

Veja também os 4 desafios na gestão financeira de um escritório contábil e como enfrentá-los.