Muito se fala atualmente em trabalhar de forma colaborativa e dos ganhos tanto para os escritórios contábeis quanto para os clientes. Com a computação em nuvem, isso é possível. A tecnologia acompanha a tendência mobile, que vem trazendo tanta inovação.

Além de simplificar a rotina contábil, é possível otimizar o atendimento aos clientes, conquistando produtividade e aumentando a competitividade. O futuro é a cloud computing na contabilidade.

E o seu escritório contábil trabalha de forma colaborativa entre os colegas da equipe e clientes? Pois descubra como a solução ONVIO é uma forte aliada na atuação do negócio contábil.

Como estruturar seu negócio colaborativo

A contabilidade colaborativa é uma inovação que permite transformar a atual forma da prestação de serviços contábeis. Basicamente, com a computação em nuvem  é possível compartilhar informações e conhecimentos, além de servidores, softwares, planilhas, arquivos, bancos de dados, redes entre outros.

O mecanismo de funcionamento do trabalho colaborativo é relativamente simples de entender. Por meio da internet, esse ambiente compartilhado permitirá as seguintes operações:

• cliente: encaminhamento de documentos e extração de seus relatórios, a qualquer momento, utilizando o computador ou outros equipamentos, como o smartphone;
• contador e sua equipe: realização de seus trabalhos, conforme a demanda do cliente, em seu escritório ou mesmo em casa (home office);
• órgãos governamentais: acesso a informações e relatórios das empresas.

De acordo com uma pesquisa feita pela Brother International, muitas empresas estão cada vez mais interessadas em adotar tecnologias disruptivas que tornem a sua força de trabalho mais ‘móvel’ e os seus processos mais simples e flexíveis.

A mesma pesquisa revela ainda que, dos 509 entrevistados, 21% deles pretendem gastar a maior parte do seu orçamento de TI em soluções que permitam a sincronização e o compartilhamento de arquivos na nuvem. Além deles, outros 28% querem investir em dispositivos móveis que facilitem a rotina dos colaboradores que trabalham remotamente.

Por estar baseado na web, o ONVIO permite uma verdadeira colaboração entre os profissionais contábeis e clientes, para que acessem todas as informações que necessitam. A plataforma elimina a necessidade de se manter uma estrutura robusta de TI interna, pois todo o acesso passa a ser on-line. Isso amplia o acesso a essas soluções e aumenta a competitividade e a assertividade da gestão contábil.

Além disso, os contatos entre os profissionais e clientes podem ser feitos em qualquer horário e lugar e de qualquer dispositivo com acesso à internet pelo Portal do Cliente. Isso se reflete em ganhos para ambos, profissionais e clientes, além de agilidade do trabalho colaborativo em um único ambiente.

Os ganhos para os profissionais contábeis incluem:

• redução de custos pela menor necessidade de investimentos em equipamentos e programas de computador;
• oportunidade de trabalho sob demanda e não mediante contrato de prestação de serviços, o que resultará em valorização de seus trabalhos;
• maior produtividade, pois um mesmo arquivo pode ser atualizado pelas partes de forma simultânea.

Para os clientes, as vantagens envolvem:

• ganho de tempo e dinheiro, devido à eliminação da necessidade de encaminhar papeladas e arquivos ao escritório contábil;
• acesso fácil às informações e aos relatórios de que precisam em tempo real;
• liberação de compromissos contratuais (contratação de contadores ou escritórios por determinado tempo).

As atualizações dos sistemas em si, bem como as mudanças na legislação, são feitas de maneira mais simples e ágil, chegando imediatamente ao usuário.

Com o ONVIO integrando sua empresa, você pode criar, modificar ou compartilhar documentos. Além disso, vai ficar sincronizado com colegas e clientes em uma única plataforma universalmente acessível.

Facilidades no autoatendimento

Veja alguns exemplos de tarefas facilitadas pelo autoatendimento e podem ser feitas diretamente do smartphone ou tablet:

1. Se adapta ao ritmo do escritório

Com o ONVIO, os principais aspectos de seu fluxo de trabalho diário passam a ser gerenciados na plataforma on-line. Sua equipe pode assim trabalhar em conjunto com a velocidade e a flexibilidade necessárias para manter o ritmo de gestão de atividades em uma profissão que muda rapidamente.

Além disso, o contador e os demais profissionais do time ganham a liberdade de trabalhar com segurança em qualquer lugar usando o software ONVIO baseado em nuvem. Disponíveis 24 horas por dia, 7 dias na semana, os dados estão sempre acessíveis para todos os envolvidos: profissionais e clientes.

2. Gerenciamento efetivo

Recursos e funcionalidades facilitam o gerenciamento, tornando-o ainda mais efetivo. É possível, por exemplo, usar as contas de clientes para trocar arquivos com eles, atribuir tarefas e colaborar em atividades a partir de qualquer dispositivo.

Por exemplo, aqueles processos internos que consomem tempo, como gestão de contatos de clientes e folhas de ponto de profissionais, podem ser gerenciados com muito mais facilidade. Isso ajuda a conquistar mais eficiência na gestão.

3. Trabalho consistente

Com essa integração dos módulos, o ONVIO permite que você e seus clientes interajam e deem andamento às atividades em uma plataforma on-line. O sistema oferece uma experiência consistente para as pessoas envolvidas nas atividades de todos os módulos.

Como as informações estão centralizadas em um único lugar, todos ficam cientes do que acontece e da sua responsabilidade naquele processo.

Não há mais necessidade de trocar documentos por e-mail com as pessoas. O ONVIO permite coletar e compartilhar facilmente os arquivos no software, mantendo-os organizados e sempre acessíveis para quem tiver permissão.

4. Segurança

A segurança da informação é uma das prioridades de qualquer organização hoje em dia. Com os frequentes ataques à internet, os gestores procuram ambientes seguros para suas operações. Com a tecnologia de computação em nuvem, o ONVIO garante aos seus clientes segurança em nível corporativo. Ou seja, o escritório se torna a primeira e melhor linha de defesa para eles.

O software mantém os dados seguros com vários níveis de proteção. Não se preocupe mais com backup e as dores de cabeça por conta de problemas de TI. Fique certo de que as informações do escritório e dos seus clientes estarão sempre a salvo.

5. Mobilidade

O ONVIO é acessível a partir de qualquer dispositivo, sendo possível interagir onde, quando e como o usuário quiser. Além disso, é possível integrar o ONVIO às outras soluções que também garantem acesso mobile, como Dropbox® e Google Drive™.

Funcionalidades da plataforma

O ONVIO Documents e o ONVIO Client Center também estão disponíveis nos aplicativos móveis para você, sua equipe e seus clientes. No ONVIO Documents você terá todas as funcionalidades, como:

• Tirar fotos de documentos de origem com o seu dispositivo móvel e aprimorá-los no aplicativo, automaticamente ou manualmente;

• Digitalizar e carregar rapidamente documentos de várias páginas com a  câmera no seu dispositivo móvel;

• Editar arquivos em seus programas nativos da Microsoft enquanto você está no aplicativo;

• Como você e seus clientes estão visualizando as mesmas informações em tempo real, é mais fácil do que nunca ajudá-los com suas perguntas.

Central do Cliente ONVIO

O ONVIO Client Center oferece a você e aos seus clientes um local central para armazenar, recuperar e assinar documentos e formulários importantes. O software do portal do cliente on-line para contadores é a maneira mais eficiente de colaborar com seus clientes em um ambiente altamente seguro.

Veja como ele também facilita a vida de sua equipe:

• Permite arrastar, soltar, digitalizar e selecionar documentos com rapidez e facilidade;

• Tem a capacidade de personalizar e ajustar a mensagem que seu cliente vê;

• Fornece uma visão simples e intuitiva do lado do cliente dos documentos que eles enviam e recebem da sua empresa;

• Tem a capacidade dos clientes de compartilhar documentos com facilidade e segurança com terceiros;

• Oferece um processo fácil de troca de arquivos, tanto para sua equipe quanto para seus clientes

• Funcionalidade de aprovação de documentos eletrônicos

Com a integração entre o ONVIO Documents, os módulos da Digital Professional Suite e um prático aplicativo para dispositivos móveis, você pode obter um processo de comunicação eficiente, totalmente baseado em nuvem e colaboratividade.O ONVIO foi projetado pela Thomson Reuters para acompanhar o ritmo diário do contador e do escritório em um mundo que se move cada vez mais rumo à inovação. Isso porque o futuro da contabilidade é agora! Se quiser saber mais sobre as novidades da ONVIO, acesse nosso blog.