O tempo em que os contadores utilizavam papel na hora de entregar documentos das obrigações acessórias ficou para trás. Provas disso são a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).  

Instituído em 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) vem colaborando para a transformação digital na contabilidade por meio da transmissão eletrônica de documentos, como o ECD e ECF. Assim, fica mais fácil para o Fisco verificar a regularidade das empresas. 

Nos últimos anos, os prazos foram alterados por conta da pandemia de Covid-19. Agora, com o cenário controlado, novas mudanças foram anunciadas para a entrega do ECD e ECF 2023. Saiba quais são no conteúdo abaixo.  

ECD: o que é, quem precisa entregar e até quando? 

A Escrituração Contábil Digital (ECD), instituída pelo Decreto nº 6.022/2007, é o módulo do Sped que substitui a escrituração contábil em papel por arquivo digital transmitido à Receita Federal do Brasil (RFB).  

Seu principal objetivo é substituir a escrituração antes feita em papel pela escrituração digital. Trata-se de uma obrigação acessória que reúne informações contábeis de uma empresa para fins fiscais e previdenciários. 

Quem é obrigado a entregar a ECD? 

O que define a obrigatoriedade do ECD é o regime de tributação da empresa. De forma geral, devem entregar essa escrituração as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real, presumido ou arbitrado.  

Veja, em detalhes, quem deve entregar o ECD 2023: 

• Empresas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real; 
  
• Empresas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; 
  
• Empresas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012; 
  
• As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. 

ECD 2023: o que mudou? 

Originalmente, o documento deveria ser entregue até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere o documento. Em 2023, por exemplo, as companhias deveriam transmitir o documento referente ao ano-calendário 2022, inicialmente, até 31 de maio.  

No entanto, o prazo foi estendido em 30 dias, terminando em 30 de junho de 2023. Por conta de uma mobilização da classe contábil, essa prorrogação será mantida nos próximos anos. Ou seja, a partir de 2023, a transmissão do ECD ao Sped deve ocorrer até o último dia útil do mês de junho.  

O excesso da obrigatoriedade da entrega de declarações em um mesmo período foi o que motivou essa mudança. Em maio, por exemplo, é o prazo limite para declarar o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF). A alteração no prazo de entrega da ECD 2023 visa equilibrar o calendário de obrigações acessórias.  

Quanto ao programa da ECD, a versão 10.1.8 trouxe melhorias no desempenho por ocasião da validação e correção do problema na recuperação da ECD anterior (erro na estrutura do arquivo). 

ECF 2023: como funciona, quem precisa entregar e até quando?  

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é o módulo do Sped em que são registradas as informações contábeis ajustadas para fins fiscais de apuração do Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), além de outras informações. 

Da mesma forma, o ECF foi instituído em 2007 para modernizar a transmissão de informações contábeis e fiscais e, ainda, garantir a validade jurídica. O documento visa substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). 

Quem é obrigado a entregar o ECF? 

Estão obrigadas a entregar essa escrituração todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, independentemente do regime de tributação, seja lucro real, arbitrado ou presumido. 

Por outro lado, estão desobrigadas a entregar o ECF empresas optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, fundações, autarquias e empresas inativas durante o ano-calendário.  

Principais novidades do ECF para 2023 

Diferente do ECD, o ECF não teve alteração de prazo. Assim, mantém-se a data limite de entrega da escrituração até 31 de julho de 2023. 

Além disso, a mais recente atualização do programa, versão 9.0.3, é válida para o ano-calendário 2022 e situações especiais de 2023, e para os anos anteriores. Foram feitas as seguintes correções: 

• Correção do erro no registro X280 quando é utilizado o código do PERSE no campo do benefício fiscal; 

• Correção do erro na recuperação de mais de um arquivo da ECD do período da ECF, quando há mudança de plano de contas na ECD.  

A versão 9.0.3 também deve ser utilizada para transmissão de ECF referentes a anos-calendário anteriores (leiautes 1 a 8), sejam elas originais ou retificadoras. Saiba mais sobre a leiaute 9. 

Em síntese, a ECD e a ECF são mais duas obrigações acessórias presentes no calendário anual dos contadores. E, com tantas responsabilidades, as dúvidas são frequentes quando o assunto é entrega de documentos à Receita Federal.   

Por isso, esperamos que este conteúdo tenha ajudado a esclarecer as principais regras e novidades para 2023 dessas escriturações.

Leia também sobre SPED ECD 2023: exigências e prazos para a entrega.