Quantas vezes seu escritório ja solicitou um motoboy para levar um documento até determinada empresa para coletar a assinatura de um cliente? Centenas de vezes, não é mesmo? Inclusive, tenho quase certeza de que esse custo já chegou até a fazer parte do seu planejamento anual, certo? Porém, com recursos como a assinatura eletrônica e assinatura digital, esse cenário tem ficado para trás e hoje é possível assinar qualquer tipo de documento sem a necessidade de ter a sua versão física em mãos, reduzindo custos e tornando a rotina menos burocrática e muito mais ágil.  

No entanto, como os temos são parecidos, é comum encontrar quem as confunda, ou até acredite que são a mesma coisa. No entanto, apesar de possuírem valor jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco usadas para o mesmo fim. Por isso, neste conteúdo, irei mostrar a você as principais diferenças entre a assinatura eletrônica e assinatura digital e como essas duas ferramentas funcionam.  

O que é assinatura eletrônica? 

A assinatura eletrônica é qualquer validação de identidade feita através de um meio virtual, como as senhas que você utiliza para autorizar operações bancárias, os tokens, os acessos via biometria, entre outros códigos de segurança.   

De maneira geral, a assinatura eletrônica é utilizada para compartilhar e acessar dados e informações e validar documentos por meios digitais. Inclusive, , essa identificação virtual é juridicamente aceita desde a edição da Medida Provisória 2.200-2/2001. Além disso, o Governo Federal também instituiu, em junho de 2020, através da MP nº 983, diversas diretrizes para a assinatura eletrônica em comunicações e documentos públicos. Graças a isso, hoje é possível realizar operações com órgãos estatais por meio digital. O texto da MP ainda define que a assinatura eletrônica serve de parâmetro também para operações da iniciativa privada. 

Na rotina do seu escritório, a assinatura eletrônica pode ser aplicada nos mais diversos tipos de documento, como: 

• Contrato de serviço; 

• Abertura de empresa; 
• Contrato de colaborador; 
• Operações bancárias; 
• Notificações jurídicas, entre outras inúmeras possibilidades. 

A adoção da assinatura eletrônica, não só agiliza a finalização dos procedimentos do seu escritório, como reduz custos ao mesmo tempo em que aumenta a integridade e a autenticidade dos seus documentos e de suas transações. 

O que é assinatura digital? 

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, porém, com uma tecnologia um pouco mais específica. Isso porque, diferente da eletrônica, a assinatura digital utiliza como base operações matemáticas e criptografias, para compor sua estrutura.  

Além disso, também é importante não confundir assinatura digital com assinatura digitalizada. Afinal, a segunda se refere a escanear um papel assinado, já a primeira, trata-se do uso de uma tecnologia inovadora, que utiliza codificação para garantir a veracidade da assinatura.  Assim, a assinatura digital tem um alto nível de segurança e, se colocarmos em escala, ela estaria no topo das que apresentam maior grau de autenticação.  

Para funcionar, a assinatura digital precisa do certificado digital, que nada mais é que a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, que funciona como uma carteira de identificação virtual e permite assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel. Pois é, ele assegura a integridade da assinatura, além de proteger os dados do usuário, trazendo consigo um par de chaves de criptografia conhecidas por: privada e pública. Cada uma com um conjunto de codificações diferentes. 

Além disso, para aumentar ainda mais a sua proteção e segurança, qualquer alteração feita no documento depois dele ter sido assinado, invalida automaticamente o processo, o que impede a ocorrência de fraudes. Ainda, quem homologa os certificados é uma Autoridade Certificadora devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). 

O ITI é o responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Por isso, para que a assinatura digital seja válida, ela precisa ser feita com um certificado no padrão ICP-Brasil, desenvolvido por empresas como: Certisign, Serasa , DocuSign, entre outros. 

Qual a diferença entre a assinatura eletrônica e assinatura digital? 

Como vimos, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital, isso porque a assinatura digital conta com uma tecnologia um pouco mais específica, certo?  

Com isso, é possível dizer que, enquanto a assinatura eletrônica assume uma abrangência mais ampla e toma várias formas para que seu titular possa reconhecer e validar um acordo em um documento digital, a assinatura digital é um modelo um pouco mais jurídico e utiliza o certificado digital para reconhecer a veracidade do seu documento. 

Além disso, diferente da assinatura eletrônica, a assinatura digital reconhece qualquer alteração realizada no documento, invalidando a assinatura dele. 

Para que fique ainda mais clara a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital, abaixo eu listei todas essas distinções, veja: 

Quais os benefícios da assinatura eletrônica e assinatura digital? 

Agora que você entende profundamente as duas ferramentas e conhece a diferença entre elas, vamos ver quais benefícios outros ambas podem trazer ao seu escritório.  

Já adianto que são vários, afinal, as assinaturas eletrônicas e digitais são exemplos de como a tecnologia está a favor da otimização dos processos e das rotinas do seu escritório. Afinal, elas garantem a sua proteção, ao mesmo tempo em que permitem que você resolva questões burocráticas de forma 100% online. 

Veja abaixo as principais vantagens:  

Muito mais agilidade 

Uma das maiores vantagens tanto da assinatura eletrônica quanto da assinatura digital é a segurança e a praticidade que essas tecnologias trazem aos documentos do seu escritório.  

Afinal, só quem já teve que recolher assinaturas de forma presencial sabe o quanto isso pode ser burocrático e custoso.  

Por isso, esse tipo de inovação não só otimiza a rotina da empresa, tornando o processo instantâneo e totalmente online, como conduz de forma muito mais segura toda a transação.  

E quando o assunto é segurança, as barreiras criadas pela criptografia reduzem os riscos e bloqueiam qualquer acesso indevido ao documento. Além de garantir a veracidade das informações e impedir alterações de dados.  

Redução de custos 

Com a possibilidade de assinar documentos digitalmente, a necessidade de imprimi-los é totalmente excluída. Ou seja, você pode criar o documento direto no seu computador, editar as informações e, em seguida, realizar o upload dele na plataforma de assinatura eletrônica ou assinatura digital que seu escritório utiliza e enviar diretamente para o cliente.  

Isso significa redução de custos com papel, tinta e eletricidade 

Também é possível citar outros tipos de redução de custos, como economia com transporte, reconhecimentos de firma em cartório, contratação de despachantes, motoboys, entre outros. E, se considerarmos a máxima de que “tempo é dinheiro”, otimizar sua rotina com essa tecnologia também garante muita economia.  

Responsabilidade ambiental 

Com a redução no número de impressões, é possível citar também a contribuição do seu escritório com o meio ambiente. Afinal, já parou para pensar na quantidade de papel que o seu negócio economizaria se parasse de imprimir os documentos que precisam ser assinados? Pois é!  

Por isso, a adoção do certificado digital ajuda a reforçar, além de tudo, um maior compromisso seu com a sustentabilidade. 

Melhorias na gestão de dados 

Por fim, pense que se todas as suas tramitações documentais e contratuais forem feitas digitalmente, mediante assinatura eletrônica ou assinatura digital, todos os seus arquivos ficarão centralizados na nuvem.  

Assim, você e seu time terão a possibilidade de criar um “arquivo de arquivos online” e catalogar esses documentos por assunto. Dessa forma, ficará mais fácil encontrá-los sempre que for necessário  

Isso otimiza a gestão de dados, poupa espaço no seu escritório com a dispensa de arquivos físicos e torna muito mais ágil e produtiva a rotina do seu time.  

Dúvidas esclarecidas? 

Conseguiu tirar suas dúvidas sobre o que é, como funcionam e qual a diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura e digital? Como você viu, ambas são tecnologias que permitem a autenticação de documentos nos meios eletrônicos, com segurança, validação jurídica e praticidade.  

Portanto, não tenha receio de usá-las em seu escritório, pois, sem dúvidas, elas são muito mais seguras do que as assinaturas de próprio punho e, por isso, até mesmo o Governo já faz uso delas. 

Então, espero que esse artigo tenha esclarecido as coisas e que você se sinta confortável agora para utilizar esses meios! 

Até o próximo conteúdo!