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Conheça as tecnologias que ajudam o escritório contábil
Gestão

Conheça as tecnologias que ajudam o escritório contábil

06 September 2018 SALVAR
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O sistema tributário brasileiro, tão complexo para a grande maioria das pessoas, pode ser considerado seu parque de diversões. Você é capaz de lidar com naturalidade com os mais de 80 tributos vigentes no Brasil afinal, se preparou durante anos para entrar na área contábil.

E essa desenvoltura chama a atenção e conquista os clientes, que indicam o trabalho do seu escritório para outras empresas. Assim, sua organização vai se estabelecendo no mercado.

O que você precisa, agora, é profissionalizar ainda mais a maneira de trabalhar. Isso significa deixar de lado todas as operações manuais que gastam energias à toa e investir em ferramentas que tragam melhores oportunidades de negócios.

Uma dica: a tecnologia é a chave para produzir mais e melhor! Adotar, entre outros tipos de sistemas, um sistema de contabilidade, ajudará nesse importante momento de transição rumo ao crescimento e consolidação da sua marca.   

Quer conhecer alguns exemplos de software para contador? Continue lendo esse post!

Atendimento ao cliente

Até algum tempo, o atendimento aos clientes era limitado ao telefone, fax ou e-mail. O contador sempre precisava ir pessoalmente até eles para recolher documentos e tirar dúvidas mais complexas, por exemplo.

Hoje alguns programas para o escritório contábil relativamente simples são capazes de operar verdadeiros milagres. Sua utilização é o primeiro passo na adoção de novas tecnologias e tem o potencial de eliminar barreiras no atendimento, impedir deslocamentos desnecessários e otimizar o tempo tanto do cliente como do contador.

Eles já estão presentes na sua vida pessoal por que, então, não estender para a realidade contábil também?

Um levantamento realizado pela Regus, especializada na locação de salas comerciais e escritórios, investigou quais são os aplicativos mais utilizados profissionalmente para comunicação. A liderança é do WhatsApp (95%), no segundo lugar está o Skype (81%) e em terceiro o Facebook Messenger (68%).

Saiba, na prática, como cada um deles pode ajudar:

WhatsApp

O comunicador mais popular atualmente é um canal que pode ajudar principalmente quando o assunto é urgente. Seu potencial de utilização cresceu ainda mais após o lançamento do WhatsApp Business. De maneira gratuita, seu escritório pode ter um perfil comercial com diversos benefícios como:

  • Organização dos contatos ou conversas utilizando etiquetas, facilitando a organização;
  • Envio de respostas rápidas, que podem ser salvas e enviadas sem demora. Qual o prazo máximo de entrega do IRPJ? O que acontece caso a data seja perdida?;
  • Estatísticas de quantas mensagens foram recebidas, enviadas, entregues e lidas.

Skype

O Skype é ideal para realizar reuniões, principalmente em vídeo. Você economiza com deslocamento, telefonia e expande geograficamente sua área de trabalho, podendo atender clientes em todas as partes do Brasil.

O recurso que se destaca é o de compartilhamento de tela, onde todos os participantes veem o conteúdo do seu computador, facilitando o uso de ferramentas de apresentação como o PowerPoint.

O compartilhamento também é útil no caso de dúvidas no preenchimento de obrigações fiscais, como o eSocial. O cliente mostra a tela e você pode orientá-lo em tempo real.

Outra opção interessante desse programa para o escritório contábil é possibilidade de enviar arquivos e também links de internet.

Facebook Messenger

Mais de um bilhão de pessoas usam o Facebook Messenger todos os meses, segundo o Facebook. Essa ferramenta tem um papel estratégico caso a sua contabilidade tenha uma fanpage na rede social.

Ao utilizá-la, você pode responder com privacidade aos seus clientes ou prospects, sejam dúvidas quanto à legislação fiscal ou pedidos de orçamentos.

Dica importante:

Após o atendimento ser feito por um desses três aplicativos, é imprescindível que você formalize o atendimento por e-mail. Essa é uma maneira de registrar a orientação e manter o histórico em dia.

Gestão contábil inteligente

O segundo passo rumo à adoção de tecnologias para o seu escritório é levar inteligência à gestão contábil. Isso é possível ao dominar o e-Lalur, utilizar assinaturas eletrônicas e também adotar um sistema de contabilidade.

Veja, abaixo, detalhes sobre cada uma dessas tecnologias fará a diferença no seu cotidiano.

e-Lalur

Em 2009 a Instrução Normativa n. 989 instituiu o Livro Eletrônico de Escrituração do Lucro Real, mais conhecido como e-Lalur. Ele é responsável pelo registro e apuração do Imposto de Renda (IR) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) das companhias tributadas pelo Lucro Real.

Se você tem entre os seus clientes empresas com esse tipo de tributação, é mais do que necessário conhecer o e-Lalur em formato digital na palma da sua mão. A penalidade pela não entrega é pesada: R$ 5 mil por mês de atraso.

Assinatura eletrônica

Só quem já enfrentou a fila de um cartório em horário de pico sabe como é trabalhoso. A espera pode demorar horas! Imagine o tempo perdido por semana caso você, como responsável pelo escritório contábil, precise sempre autenticar a firma em documentos importantes.

Sua empresa dará um passo à frente ao adotar um certificado digital. Na verdade ele é um código inserido que valida documentos assinados eletronicamente. Ou seja: seu dias de espera para ser atendido no cartório acabaram!

Esse tipo de assinatura eletrônica pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora como a Serasa Experian, Certisign ou Valid, por exemplo.   

Software para contador

Adotar um sistema de contabilidade é o passo definitivo para o seu escritório entrar na era digital. Acabou a perda de documentos fiscais, a bagunça, as anotações em planilhas e outros arquivos e da apuração manual das obrigações fiscais.

Os processos de administração são reunidos em uma ferramenta que cuida tanto da contabilidade dos clientes como dos seus negócios. Tudo de maneira simples e intuitiva.

E você pode escolher entre dois tipos de programa para escritório contábil. Tudo vai depender da necessidade atual:

     Se sua empresa está começando agora a investir em tecnologia e quer ir devagar, o ideal é adotar em uma solução que tenha apenas módulos básicos como Contabilidade, Escrita Fiscal e Folha. É a garantia de uma migração controlada das informações dentro o software para contador;

     Já se você tem pressa em crescer e oferecer muito mais inteligência ao cliente, sua empresa está pronta para ir além do básico. Ela também pode disponibilizar serviços como solicitações de serviços on-line, controle de patrimônio e apuração dos impostos e a escrituração do LALUR, entre outros.   

Conheça, na prática, como alguns escritórios estão promovendo mais produtividade. E solicite o contato de um de nossos especialistas e saiba como um sistema de contabilidade vai revolucionar a sua forma de fazer negócios!

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