Você provavelmente já fez a declaração da Escrituração Contábil Digital (ECD), pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), para os clientes do seu escritório e sabe que qualquer errinho, por menor que seja, pode afetar negativamente a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Por isso, o próprio Sped libera para os escritórios a possibilidade de fazer alguns testes antes do prazo oficial de envio dessas declarações.

Com isso, você pode fazer análises e corrigir erros com antecedência, evitando ser surpreendido ao tentar enviar a ECF do seu cliente.  Portanto, se você não conhecia ou quer entender melhor essa possibilidade, descubra como prever erros entre ECD e ECF. 

O que são ECD e ECF? 

Antes de nos aprofundarmos sobre como prever erros entre ECD e ECF, vamos esclarecer brevemente o que são essas declarações e para o que servem.  

Começando pela Escrituração Contábil Digital, chamada dentro dos escritórios apenas de ECD, essa é uma declaração eletrônica que envia à Receita Federal informações referentes ao balancete de seus clientes.

Ela faz parte das obrigações exigidas pelo Sped Contábil. Todas as empresas da sua carteira que são tributadas pelo lucro real e lucro presumido são obrigadas a emitir essa declaração.  

Já a Escrituração Contábil Fiscal, conhecida apenas por ECF nos escritórios, faz parte do Sped Fiscal e é uma declaração obrigatória para as empresas de lucro real e lucro presumido.

Nela constam todas as operações de uma empresa que influenciam na composição da base de cálculo e no valor devido do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ). E diferente da ECD, essa obrigação também apura a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Ambas são declaradas em sequência. Tradicionalmente, a ECD em maio e a ECF em julho, até o último dia útil desses respectivos meses. Vale observar se ocorreu algum tipo de prorrogação durante o ano, assim como ocorreu em 2022.

Essa decisão atende a um pleito do CFC – Conselho Federal de Contabilidade, da Fenacon e do Ibracon, que solicitaram, por meio de ofício, esse pedido à Receita Federal. As entidades pontuaram, entre outros motivos, a coincidência de entrega de outras obrigações neste período de maio a junho de 2022, o que impactaria a apuração dessas declarações que necessitam de muita atenção.

Afinal, antes, durante a transmissão da ECD, o Sped apontava possíveis divergências quanto ao preenchimento, para que o contador pudesse realizar a alteração e isso não bloqueasse a entrega da ECF, o que não acontece agora. Atualmente, o sistema só apresenta os erros ao término da validação e conclusão da escrituração. 

Por isso, além de prorrogar o prazo, foi disponibilizado pelo Sped o Programa Validador e Assinador (PVA), que permite testes na transmissão da ECD para identificação de possíveis erros e divergências.  

Quais os principais erros cometidos na ECD que bloqueiam o envio da ECF? 

Existem alguns erros que podemos mencionar como os mais cometidos na ECD e que impedem o envio da ECF. São eles:  

• “0000 – Não houve recuperação da ECD anterior”: Quando o Sped não encontra a ECD emitida anteriormente;
  
• “I050 – Plano de Contas, com erros”: Esse erro significa que a área contábil e fiscal do escritório realizou a transmissão do documento com alguns problemas, seja um erro de preenchimento, um registro duplicado, um código de plano incorreto, entre outros;
  
• “J005 – Demonstrações Contábeis”: O Sped aponta essa advertência quando não existae na ECD informações sobre o balanço, DRE e Demonstração Contábil da empresa;
  
• “J100 – Balanço Patrimonial”:  Esse erro é apresentado quando o balanço da empresa contém mais que duas linhas com nível de aglutinação diferentes, uma de ativo e outra de passivo.  

Como testar de validação da sua ECD e ECF 

Depois de enviar a ECD, não é possível retificá-la com facilidade. Conforme o artigo 16 da instrução Normativa DREI nº 11/2020, se o motivo da retificação for um erro que inviabilize a escrituração de tal maneira que seja impossível ajustá-la com o lançamento contábil fora do tempo esperado, só é possível substituir a ECD cancelando a obrigação já lançada. 

Veja o artigo: 

Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. 

Ainda, a ECD substituta só será válida se, junto dela, estiver um “Termo de Verificação para Fins de Substituição”, assinado por você e por um auditor, caso essa demonstração tenha sido auditada.

Ou seja, a burocracia é enorme. Por isso, utilizar os testes para prever erros entre ECD e ECF é essencial para transmitir essas obrigações com assertividade.  

Para utilizar essa ferramenta de teste, basta acessar o validador do Sped, que provavelmente você já tem instalado em sua máquina (caso não tenha, pode fazer o download clicando aqui).

Depois disso, você deve utilizar uma empresa de sua carteira de clientes que irá fazer o envio da obrigação. Feito isso, o próximo passo é acessar o Sped Fiscal e criar uma ECF inserindo o mesmo CNPJ usado para a ECD teste.  

O sistema irá solicitar o preenchimento de outros campos, como nome da empresa, data inicial, regime de tributação e período de apuração do IRPJ e CSLL.  

É importante que você realize todos esses comandos, os demais campos, como questionário e ficha de apuração, não precisam ser concluídos nesta etapa. Com os campos preenchidos, clique em “criar escrituração”, importe a ECD teste criada no início e depois clique em “validar ECF”.  

Prontinho! Seu teste foi criado e agora você pode analisar com calma possíveis erros e divergência nas informações enviadas e resolvê-los de forma eficiente. 

Não esqueça de realizar a exclusão da ECD que você fez como teste da ECF e criar uma nova quando for transmitir oficialmente para a Receita. Assim, você não corre o risco de, mesmo com o teste, acabar enviando algum dado incorreto.  

O que acontece quando a ECF é transmitida com erro? 

Realizar previamente esses testes, além de ser uma forma de prever erros entre ECD e ECF, ajudam a manter seu cliente longe de uma série de problemas.  

Isso porque, quando uma pessoa jurídica não realiza a transmissão dessa obrigação ou a entrega com erros e omissão de dados, pode ser penalizada conforme o regime tributário disposto no artigo 6° da Instrução Normativa da Receita Federal 1.422/2013. 

A maioria são multas que ficam entre: R$500,00; RS1.500,00 e R$100,00. O valor pode até parecer pouco, mas quando você descobre que ele é aplicado por mês ou fração do período apurado, as coisas mudam de cenário.  

Por isso, os testes são seus maiores aliados no período de entrega dessa obrigação.  

Esclarecido sobre como prever erros entre ECD e ECF? 

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender a importância de validar e avaliar as informações da EDC, antes de transmitir a ECF dos seus clientes. Pois, apesar da multa ficar sobre a responsabilidade do seu cliente, esse problema afetará a relação de confiança que existia entre vocês. 

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