Para que um escritório contábil seja bem-sucedido, é fundamental que ele tenha excelência no atendimento e prestação de serviços.

A grande questão é que, frente ao aumento da concorrência e a capacitação cada vez maior dos profissionais atuantes neste mercado, oferecer apenas um bom atendimento não é mais suficiente.

Nesse contexto, fazer uso da tecnologia e utilizar soluções que integrem as diferentes áreas e setores das empresas dos clientes pode ser um diferencial importante para o sucesso e a rentabilidade do escritório contábil.

Um escritório de contabilidade que integra as áreas financeira, contábil, fiscal e de folha de pagamento dos seus clientes, por exemplo, é capaz de executar e processar informações em períodos menores de tempo e com um grau mais elevado de assertividade. 

Tal vantagem competitiva, além de evitar retrabalhos e erros, abre espaço para que os profissionais contábeis prestem um serviço mais personalizado e consultivo ao trazer agilidade e eficiência para os processos internos do escritório. O resultado disso é uma imagem extremamente positiva junto aos clientes e parceiros do escritório contábil, bem como a maximização da rentabilidade do negócio.

Você gostaria de entender melhor como funciona a integração entre os diferentes módulos dos sistemas de contabilidade e descobrir os benefícios que isso pode trazer para seu escritório? Continue a leitura e compreenda a importância dessa ferramenta tecnológica!

O que é integração de sistemas de contabilidade?

Não é novidade para empresários e contadores que a gestão de uma empresa precisa lidar com diversas informações oriundas de diferentes setores, todos vitais para seu pleno funcionamento:

• Folha de Pagamento;
• Escrita Fiscal;
• Contabilidade;
• Financeiro.

Ao levar em consideração o volume de dados e sua complexidade, é natural que algum erro ocorra quando as informações são inseridas manualmente pelo escritório de contabilidade em diversos módulos distintos, o que acaba por gerar atrasos nas entregas, aumento dos custos operacionais e abre espaço para a ocorrência de transtornos e prejuízos maiores, como a aplicação de multas e penalidades por parte da Receita Federal e Secretarias da Fazenda Estaduais.

Por esse motivo, utilizar a integração dos diversos módulos existentes em um sistema de contabilidade é algo essencial para todo contador que deseja alcançar o sucesso como empresário contábil. 

Essa integração permite que os departamentos do escritório (contabilidade, fiscal, folha de pagamento, etc.) trabalhem de forma conectada e alinhada com todas as demandas dos clientes e às exigências do fisco.

De modo resumido, essa conexão entre os diferentes módulos do ERP Contábil é o que chamamos de integração de sistemas de contabilidade.

Quais os benefícios da integração de sistemas?

Como foi citado, a integração de sistemas contábeis tem o objetivo de criar uma conexão entre os diversos setores de uma empresa, o que otimiza a comunicação e eleva a eficiência dos serviços prestados pelo escritório de contabilidade.

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Fim do retrabalho

Para que o escritório de contabilidade possa exercer suas atividades devidamente, ele precisa ter acesso a uma série de dados relacionados às áreas tributária, trabalhista e financeira de seus clientes.

Dada a importância dessas tarefas, é fundamental que sejam desenvolvidas com base em informações confiáveis.

A grande questão é que, quando um mesmo dado é inserido em vários locais distintos existe sempre a possibilidade de que o erro humano comprometa a informação apresentada, abrindo espaço para falhas que podem levar o escritório a realizar inúmeras vezes o mesmo trabalho.

Os tributos apurados no módulo de escrita fiscal podem ser exportados via integração ao módulo contábil, por exemplo, o que garante que o dado estará presente de forma idêntica em ambos os módulos. Isso evita retrabalho ao tornar desnecessário que um colaborador faça a digitação manual dessas informações na contabilidade. 

Outro ponto a ser considerado é que, por mais organizado que um escritório seja, a ausência de um sistema contábil robusto e com ampla integração entre os módulos, pode causar pequenos lapsos e desorganização, gerando atrasos na execução das atividades ou entregas para os clientes e, algumas vezes, fazendo com que mais de uma equipe execute a mesma atividade.

Por meio da integração dos módulos do sistema contábil, as informações do cliente são inseridas em um único módulo e exportadas de forma automática para os demais que também necessitam daquela informação, o que, portanto, elimina as chances de erros humanos e de que mais de um colaborador ou setor execute a mesma atividade.

Segurança da informação

Uma vez que os dados inseridos nos diferentes módulos do ERP contábil são integrados, alguns gestores e empresários podem ter dúvidas quanto à segurança dessas informações. Existe, porém, a possibilidade de restringir o acesso a tais informações, de modo que, mesmo no escritório contábil, apenas um grupo restrito de colaboradores terá acesso a parametrização e execução das rotinas de integração entre os módulos.

Tal ferramenta elimina os riscos de vazamentos, tornando a operação mais segura. É interessante ressaltar que essa elevação dos níveis de segurança se aplica também a comunicação entre contador e empresa, o que é possível por meio da utilização de sistemas de atendimento online vinculados aos módulos do sistema contábil que permitem a publicação automática das informações e relatórios aos clientes.

Prestação de serviços especializados

Frente à concorrência, prestar serviços exclusivos e cada dia mais especializados, é um meio eficaz para cativar o cliente e manter sua fidelidade ao longo dos anos. A grande questão é que, muitas vezes, o escritório contábil se torna refém de tarefas repetitivas e burocráticas, o que toma quase todo o tempo dos colaboradores.

A integração de sistemas contábeis, por sua vez, elimina uma parcela considerável desses problemas, o que permite ao escritório prestar um serviço com maior valor agregado para seus clientes ao mesmo tempo em que maximiza sua rentabilidade. Tal atitude não apenas tem o potencial de manter ativo os contratos com as empresas com que o escritório já trabalha, mas também é capaz de atrair novos clientes.

Quais os cuidados para a implementação da integração de sistemas de contabilidade?

Para que a integração de sistemas seja bem-sucedida, alguns cuidados devem ser tomados. Entre eles, um dos mais importantes diz respeito à escolha do sistema de contabilidade certo. Continue a leitura e descubra o que considerar antes de tomar uma decisão!

Compatibilidade

Provavelmente, o fator mais importante a ser considerado para que a conexão entre os diferentes departamentos do escritório aconteça corretamente é o grau de compatibilidade entre os seus respectivos módulos.

Afinal, se os módulos não se comunicarem adequadamente e a integração não funcionar de forma precisa, não será possível que ocorra a transmissão de informações entre eles. Ou pior, a integração pode ocorrer com falhas e alterações nos números, o que fará com que os usuários não tenham confiança no sistema e passem a executar as ações de forma manual e realizando inúmeras conferências redundantes.

Funcionalidades

Assim como o objetivo do ERP utilizado pelos clientes do escritório é melhorar a gestão administrativa e financeira da empresa, a função do sistema contábil adotado pelo escritório, é permitir que seus colaboradores tenham acesso a ferramentas que otimizem seu dia a dia.

Portanto, o software utilizado pelo escritório contábil deve oferecer funções que:

• tornem mais simples organizar, conferir e integrar as informações financeiras dos clientes;
• eliminem o risco de que o mesmo dado apresente números distintos em diferentes módulos do sistema;
• facilitem a conciliação e o fechamento contábil;
• gerem as obrigações acessórias sem que o usuário tenha que realizar “ajustes” manuais no arquivo.

Você já parou para pensar o quanto a utilização de um ERP contábil com uma integração robusta é capaz de melhorar até a qualidade de vida dos sócios e dos colaboradores? Se ainda não, sugiro que reflita sobre isso!

Prestação intuitiva de informações

Integrar em tempo real as informações a respeito dos dados financeiros, contábeis, fiscais, societários, trabalhistas e previdenciários de uma empresa ajuda o escritório de contabilidade a prestar um serviço mais assertivo e personalizado.

Caso essa grande quantidade de dados seja inserida de forma desorganizada e aleatória nos diferentes módulos do sistema, o tempo necessário para que o contador os compreenda tende a ser elevado. Além disso, uma apresentação complexa e com inconsistência nas informações pode induzir até os profissionais mais experientes e capacitados ao erro.

Por esse motivo, é fundamental que a plataforma escolhida pelo profissional contábil seja capaz de gerar os arquivos das obrigações acessórias de forma dinâmica e intuitiva, consolidando e agrupando os dados constantes nos diferentes módulos. Em tempos de eSocial e SPED, esse cuidado é extremamente necessário para garantir a qualidade e a assertividade de seu trabalho.

Além disso, a integração e a velocidade com que dados são processados nos diferentes módulos impacta na entrega de relatórios e demonstrativos para tomada de decisões estratégicas dos clientes, o que faz grande diferença e tem influência direta sobre o desempenho e rentabilidade dos negócios.

A conexão rápida e confiável entre os departamentos do escritório de contabilidade (que nada mais são do que uma extensão das empresas de todos clientes) faz parte desse processo e, embora já seja fundamental, tende a se tornar cada vez mais relevante no futuro. Por esse motivo, compreender a relevância dessa questão para a empresa contábil e implementá-la é de suma importância. Não é um exagero dizer que, em poucos anos, os escritórios contábeis que ainda não estão imersos em grandes transformações e tecnologias tendem a ficar para trás ou até mesmo deixarão de existir.

Agora que você compreende a importância da utilização da integração de sistemas para contabilidade para o sucesso do seu escritório contábil, ofereça mais. Ofereça o melhor para os seus clientes e colaboradores.

Rodrigo Ferreira é Gerente de Atendimento e Marketing da Artdata Contábil e escreveu este artigo especialmente para o Blog da Thomson Reuters – Soluções Domínio. Acesse o Blog da Artdata Contábil: https://www.artdatacontabil.com.br/blog