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Como a Artdata aumentou em 250% sua produtividade

08 October 2018 SALVAR
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Ter centenas de clientes é o sonho de todo escritório contábil que começa com cinco, e é uma realidade para a Artdata Contábil, que está no mercado há 30 anos. Mas gerenciar perfis diversos de negócio de modo personalizado e confiável representa uma utopia quando não se usa um sistema de contabilidade.

“Apenas no ano de 2017 nossos clientes cadastraram aproximadamente 20 mil solicitações. Já imaginou como seria organizarmos todo esse volume de atendimento via e-mail ou telefone?”, supõe gerente de atendimento e marketing da Artdata, Rodrigo Ferreira.

Não há possibilidade de dar conta de tamanha demanda sem a mínima estrutura. E hoje, na Artdata, esse suporte fica a cargo do software contábil da Domínio Sistemas. Graças a parceria entre a experiência e a tecnologia certa, o escritório conquistou resultados expressivos, salientados pelo gerente:

“As integrações e otimizações trazidas pelo uso dos sistemas da Domínio na nossa rotina aumentaram em aproximadamente 250% o número de lançamentos contábeis realizados anualmente pela Artdata, sem que tenha sido necessário realizar novas contratações de colaboradores”.

O escritório de Mogi Mirim (SP) iniciou em 2013 o uso do Domínio, que é um ERP Contábil (Enterprise Resource Planning) composto por 19 módulos. Esses recursos são elaborados para cumprir as atividades básicas da contabilidade e oferecer funcionalidades para o escritório ir além.

Com o sistema ERP da Domínio Sistemas é possível mais do que gerar a folha, realizar a escrita fiscal e cumprir com as obrigações da contabilidade. Se como na Artdata, for escolhida uma versão do software que conte com o módulo de Atendimento, as rotinas serão simplificadas e o contato com os clientes se tornará mais significativo.

Não é à toa que a Artdata chegou a atingir 99,7% de satisfação em 2017.

Os envios de e-mail com as GRUs (Guias de Recolhimento da União) acabaram. Agora, basta disponibilizar credenciais de acesso ao sistema de contabilidade e engajar o cliente no autoatendimento. Dessa forma, o escritório atende à demanda na hora em que realmente se faz necessário.

As mudanças pela qual a Artdata vem passando há cinco anos consolidaram um caminho de sucesso e trouxeram ainda mais crescimento. Por isso, para escritórios que precisam de uma transformação, os próximos tópicos serão inspiradores.

A trajetória da parceria Artdata-Domínio

Antes da Domínio Sistemas fazer parte da história da Artdata, o escritório atendia outra fabricante de ERP contábil e estava eticamente atrelado a tal empresa. Mas buscava liberdade de escolha e, ao fim do contrato, optou por ter apenas um sistema de contabilidade capaz de resolver todos os processos.

Foi então, em 2013, que o Contábil Premium passou a fazer parte da história do escritório. O uso do software contábil fez tanto sucesso que os colaboradores quiseram antecipar a adaptação em todos os setores. Assista ao depoimento do diretor da Artdata e entenda.

E tudo mudou para o escritório de contabilidade, que teve sempre o desafio de atender a clientes com perfis diversificados. Estão entre eles empresários, empreendedores e gestores de variadas áreas – contábil, tributária, societária, financeira, trabalhista e previdenciária.

Não importa se a empresa é composta por um microempreendedor ou se fatura centenas de milhões por ano. A Artdata sabe o que cada um desses perfis precisa e como devem se comportar perante o Fisco e o Mercado. Isso porque os colaboradores têm acesso ao módulo de Conteúdo Contábil Tributário do sistema de contabilidade Domínio.

Informações estratégicas embasam decisões inteligentes. O que é tudo que a Artadata requer tanto para seus clientes quanto para o próprio negócio.

Mesmo com tanta demanda, o diretor executivo Almir Ferreira fez sempre questão de acompanhar todos os contratantes, em todos as áreas. Mas a grande diferença é que hoje essa tarefa se tornou mais fácil.

“Como faço questão de olhar como está a situação dos clientes em todas as áreas, era comum que eu precisasse resolver diversas demandas das nossas equipes fora do horário de expediente. Hoje consigo acompanhar e conferir o que nossos departamentos produzem de forma prática, confiável e sem a necessidade de levar trabalhos pendentes para casa”, reconhece o diretor.

Os ganhos em produtividade foram reconhecidos em todos os setores da empresa e, principalmente, pelos clientes. Todo contador sabe que o início do ano é crucial e chega com a grande responsabilidade do fechamento anual, das prestações de conta e do momento de mostrar a qualidade do serviço.

Nessa hora, a Artdata conseguiu mostrar que realmente se destaca no mercado por ter como diferencial um alto grau de eficiência.

“Ao final dos primeiros dez dias de 2018, já tínhamos o fechamento contábil anual completo de 15% da nossa carteira”, destaca o diretor.

E o que o cliente satisfeito com o cumprimento de prazo e oferecimento de serviços excelente pode oferecer?

Cliente satisfeito tem mais compromisso

A diferença da mudança nos serviços de contabilidade com o sistema ERP Domínio pode ser sentida no bolso. Além de evitar o aumento da folha de trabalho da Artdata, o cliente satisfeito paga melhor, é mais assíduo e parceiro.

A gerente administrativa e financeira da Artdata, Raquel Seixas, calculou os benefícios do sistema de contabilidade e concluiu:

“A empresa conseguiu reduzir a inadimplência para um índice inferior a 2% por ano com a utilização do sistema da Domínio. Nosso índice anual estava em torno de 8%, o que já era baixo quando comparado a média apontada nas principais pesquisas do mercado contábil.

E a meta de Seixas é zerar a inadimplência. Ela acredita que isso será possível nos próximos quatro anos, tendo em vista os resultados que a empresa tem apresentado com o uso do sistema de contabilidade.

Não resta dúvidas de que a grande marca deixada pelo software de contabilidade da Domínio na Artdata foi o atendimento. O gerente da empresa reconhece a importância dessa mudança:

“A possibilidade de os clientes enviarem e receberem qualquer tipo de documentação, guias e enviarem admissões, rescisões, férias, afastamentos, variáveis da folha de pagamentos por meio da plataforma, impactou muito positivamente o nosso dia a dia. Sem o uso do Domínio Atendimento, certamente, não teríamos conseguido atingir um número tão expressivo de atendimentos com tanta qualidade e deixar nossos clientes cada vez mais satisfeitos e tranquilos”.

E ainda é possível fazer mais pelo cliente e ser mais estratégico com o sistema ERP especializado que promove a contabilidade consultiva.

Como evoluir para a contabilidade consultiva

Troque o excesso de digitação pela contabilidade consultiva ao seguir os passos do gerente da Artdata:

Ser o melhor no mercado de contabilidade como a Artdata Contábil é questão de coragem e escolha. Não ter medo da mudança proporcionou à empresa virar a chave: de uma prestação de serviços fragilizados pela ineficiência do trabalho braçal ao oferecimento de soluções estratégicas.

Gerar valor para o cliente é a melhor forma de crescer em qualquer mercado. No contábil, que se baseia no oferecimento de serviços, um sistema de contabilidade faz o papel de integrar setores e facilitar o gerenciamento personalizado da carteira de clientes.

A Artdata prova que não importa o tamanho do desafio se você tem ao seu lado uma grande parceria e um software contábil capaz de dar conta do seu crescimento.

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