Emitir certificado digital A1 no escritório contábil leva cinco etapas: acessar o Domínio Certificados Digitais, solicitar o certificado, pagar, orientar o cliente na videoconferência e concluir a emissão. O escritório paga e acompanha, e o titular valida a identidade com a autoridade de registro.
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O que o escritório precisa ter antes de emitir um certificado digital A1?
Antes de emitir, o escritório precisa de três itens: permissões de usuário, dados do titular ou do representante legal e o e-mail correto do titular. O administrador configura as permissões conforme o perfil de cada colaborador. O e-mail importa porque o cliente recebe nele o acesso à videoconferência.
Use este checklist antes de começar:
- Configurar os acessos: definir quais usuários poderão visualizar, adquirir, importar e administrar certificados.
- Reunir os dados: CPF ou CNPJ do certificado e, para pessoa jurídica, os dados do representante legal.
- Confirmar o e-mail do titular ou do representante legal.
- Definir quem no escritório paga o boleto ou o BolePIX.
- Avisar o cliente sobre a videoconferência.
Quanto tempo vale um certificado digital A1 e qual a diferença para o A3?
O certificado digital A1 vale no máximo um ano e fica armazenado em software, em repositório protegido por senha. O A3 vale no máximo cinco anos e fica em hardware criptográfico. Os dois são definidos pela validade e tipos de certificado ICP-Brasil no DOC-ICP-04, versão 8.1, aprovado pela Resolução CG ICP-Brasil nº 179, de 20 de outubro de 2020.
| Característica | Certificado A1 | Certificado A3 |
| Armazenamento | Repositório protegido por senha, cifrado por software | Hardware criptográfico, homologado na ICP-Brasil ou com certificação do Inmetro |
| Validade máxima | 1 ano | 5 anos |
| Renovação | Pelo menos uma vez por ano | Pelo menos a cada 5 anos |
O Domínio Certificados Digitais trata de certificados A1.
Quais são as etapas para emitir o certificado digital A1 e quem faz cada uma?
São sete etapas: cinco de emissão e duas de gestão. O escritório conduz a solicitação, o pagamento e o acompanhamento, e o cliente faz a videoconferência e conclui a emissão.
| Etapa | Quem faz | Observação |
| 1. Acessar o módulo | Escritório | Pelo Sistema Domínio ou pelo ONVIO Gestão |
| 2. Solicitar o certificado | Escritório | Informar CPF ou CNPJ, dados do representante legal e e-mail do titular |
| 3. Pagar | Escritório | O BolePIX compensa na hora; o boleto convencional leva até 24 horas |
| 4. Videoconferência | Cliente | Validação de dados e biometria com a autoridade de registro |
| 5. Concluir a emissão | Cliente | Definir a senha, autorizar o uso e baixar o certificado |
| 6. Importar certificados existentes | Escritório | Opcional: A1 em uso, inclusive comprados fora da plataforma |
| 7. Acompanhar vencimentos | Escritório | Situações ativo, vencido, a vencer e pendente |
Passo 1: como acessar o Domínio Certificados Digitais?
O escritório acessa o Domínio Certificados Digitais, módulo do ONVIO Gestão criado para centralizar os certificados A1. A aquisição começa pelo Sistema Domínio, na guia Certificado Digital do cadastro da empresa ou do contador, ou pelo ONVIO Gestão, no menu Certificados Digitais.
Cada colaborador acessa apenas os recursos liberados pelo administrador. Usuário sem permissão não executa as funcionalidades de certificados.
Passo 2: como solicitar um certificado digital A1 (e-CPF ou e-CNPJ)?
No ONVIO Gestão, o escritório escolhe a opção de adquirir certificado e informa o CPF ou o CNPJ do titular. O processo emite certificado A1 para pessoa física (e-CPF) e para pessoa jurídica (e-CNPJ). Na confirmação, o escritório confere o pedido, aceita os termos de uso e solicita o certificado.
Para pessoa jurídica, o módulo apresenta os dados da empresa para conferência, e o escritório preenche os dados do representante legal. O escritório informa o e-mail do titular ou do representante legal com atenção, porque o cliente recebe nesse endereço o acesso à videoconferência.
O escritório também pode habilitar a renovação automática. A opção não elimina a necessidade de uma nova videoconferência ao fim da validade.
Passo 3: como pagar o certificado digital A1?
Depois da solicitação, o boleto é enviado ao responsável pelo escritório. O pagamento também pode ser feito na tela de visualização do certificado, com opções de baixar o boleto ou copiar a linha digitável. O BolePIX compensa na hora, e o boleto convencional leva até 24 horas.
O escritório realiza a compra e o pagamento em nome do cliente e define a forma de repassar esse custo.
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Passo 4: como orientar o cliente na videoconferência?
Com o pagamento compensado, o titular ou o representante legal recebe por e-mail o link da videoconferência com a autoridade de registro. A autoridade de registro é a entidade que confirma a identidade do titular antes da emissão. Na videoconferência, ela valida os dados e coleta a biometria necessárias à emissão. Essa é a etapa que mais depende do cliente.
O escritório pode orientar o cliente a fazer a validação em local bem iluminado, sem outras pessoas presentes e sem acessórios que cubram o rosto, como chapéus e óculos de sol. Se o cliente não puder fazer a videoconferência na hora, ele escolhe outra data e horário. O escritório também reenvia o e-mail ou altera o endereço informado.
Passo 5: como concluir a emissão do certificado A1?
Depois da aprovação na videoconferência, o cliente recebe um novo e-mail para concluir a emissão. Nele, o cliente acessa o processo de emissão, informa os dados recebidos na validação, define a senha do certificado, autoriza o uso e baixa o certificado.
Passo 6: como importar certificados A1 que o cliente já usa?
O escritório importa para o Domínio Certificados Digitais os certificados A1 que o cliente já usa, inclusive os comprados fora da plataforma. Com a importação, o escritório acompanha em um só ambiente os certificados dos clientes e as datas de validade. Importar os certificados existentes permite começar sem nova compra.
Passo 7: como acompanhar os vencimentos dos certificados?
O ONVIO Gestão mostra os certificados nas situações ativo, vencido, a vencer e pendente. A categoria “a vencer” considera os certificados ativos com vencimento em até 90 dias. Assim, o escritório planeja a renovação antes de precisar usar o certificado.
Como o A1 vale no máximo um ano, cada certificado volta para renovação todo ano. Com os vencimentos visíveis, a equipe antecipa a renovação e mantém ativo o certificado usado na assinatura de documentos e na entrega de obrigações, como as acompanhadas em atualizações contábeis. A gestão de certificados digitais para o escritório detalha os ganhos desse controle.
Quais são os erros mais comuns na emissão do certificado A1?
Os erros mais comuns são e-mail do titular incorreto, ambiente inadequado na videoconferência, pagamento ainda não compensado, usuário sem permissão e a expectativa de que a renovação automática dispense nova videoconferência. O e-mail incorreto trava o processo, porque o acesso à videoconferência chega a esse endereço.
| Erro | Por que acontece | Como corrigir |
| E-mail do titular incorreto | O link da videoconferência é enviado ao e-mail informado na solicitação | O escritório reenvia o e-mail ou altera o endereço informado |
| Ambiente inadequado na videoconferência | Local mal iluminado, outras pessoas presentes ou acessórios que cobrem o rosto | Orientar o cliente antes: local iluminado, sozinho e sem chapéu ou óculos de sol |
| Pagamento ainda não compensado | O link só chega depois que o pagamento compensa, e o boleto convencional leva até 24 horas | Pagar por BolePIX, que compensa na hora, ou iniciar o pedido com antecedência |
| Usuário sem permissão | O administrador não liberou as funcionalidades de certificados para o perfil | O administrador configura as permissões conforme o perfil do colaborador |
| Renovação automática sem nova videoconferência | A renovação automática não dispensa a validação ao fim da validade | Avisar o cliente sobre a nova videoconferência antes do vencimento |
Como validar se o certificado foi emitido corretamente?
O escritório confere no ONVIO Gestão se o certificado aparece como ativo e se a data de vencimento está correta. Enquanto o cliente não conclui a emissão, o certificado fica pendente. Depois da emissão, o certificado fica disponível automaticamente para uso.
- O status do certificado está ativo.
- A data de vencimento respeita a validade máxima de um ano do A1.
- O titular e o CPF ou CNPJ conferem com o pedido.
- O cliente concluiu a emissão e baixou o certificado.
Como começar a oferecer certificado digital aos clientes?
O escritório começa configurando os acessos, solicitando o primeiro certificado no Domínio Certificados Digitais e importando os certificados A1 que os clientes já usam. Depois, acompanha os vencimentos pelo ONVIO Gestão para antecipar as renovações. A estratégia de receita está em certificado digital para contador.
Comece com o Domínio Certificados Digitais e fale com um especialista para montar a rotina de certificados do seu escritório.
Perguntas frequentes sobre como emitir certificado digital A1
O que é certificado digital A1 e qual a validade?
O certificado digital A1 é um certificado ICP-Brasil armazenado em software, em repositório protegido por senha. A validade máxima é de um ano, segundo a tabela 6 do DOC-ICP-04. O A3, em hardware, vale até cinco anos.
Como emitir certificado digital A1 e-CNPJ passo a passo?
O escritório acessa o Domínio Certificados Digitais, informa o CNPJ e os dados do representante legal e solicita o certificado. Depois paga o boleto, e o representante legal faz a videoconferência e conclui a emissão com a senha do certificado.
Quanto tempo leva para emitir um certificado A1?
O BolePIX compensa na hora e o boleto convencional leva até 24 horas, e o cliente escolhe a data da videoconferência. O prazo total depende dessas etapas.
O que é necessário para fazer a videoconferência?
O titular ou o representante legal precisa do e-mail com o link, de um local bem iluminado e sem outras pessoas, e sem acessórios que cubram o rosto. A autoridade de registro valida os dados e coleta a biometria.
É possível importar certificados A1 que já estão em uso ou foram comprados fora?
Sim. O Domínio Certificados Digitais importa certificados A1 em uso, inclusive os comprados fora da plataforma. O escritório passa a acompanhar as validades em um só ambiente.
A renovação automática dispensa nova videoconferência?
Não. A opção de renovação automática não elimina a necessidade de uma nova videoconferência ao fim da validade. O escritório deve avisar o cliente antes do vencimento.
Qual a diferença entre certificado A1 e A3?
O A1 fica em software, protegido por senha, e vale até um ano. O A3 fica em hardware criptográfico e vale até cinco anos. O Domínio Certificados Digitais trata de certificados A1.
