Um escritório de contabilidade guarda um verdadeiro tesouro dos clientes. Todas as informações contábeis, fiscais e financeiras dos clientes passam por ele. Estes dados tão importantes vão gerar uma preocupação a mais: a adaptação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Com mudanças tão importantes, os setores contábeis de empresas de diferentes segmentos e os próprios escritórios de contabilidade já sentem os impactos. Influenciam diretamente a rotina de diversos negócios e precisam ser conhecidos a fundo. 

O que o contador precisa saber sobre a LGPD? 

A Lei Geral de Proteção de Dados visa proteger os dados pessoais físicos e digitais das empresas e cidadãos brasileiros. As mudanças alteram significativamente as obrigações das empresas quanto ao tratamento de informações pessoais. 

Seja o manuseio feito por colaboradores, funcionários de empresas terceirizadas, clientes e fornecedores. A finalidade é aumentar a proteção à privacidade dos indivíduos e o controle sobre seus próprios dados.

Além disso, deverão informar devidamente aos titulares sobre as condições em que seus dados são coletados e utilizados. Do contrário, o consentimento pode não ser válido.

Esta autorização pode ainda ser revogada a qualquer momento. Neste caso, as empresas deverão interromper a coleta ou utilização de dados daquele titular.

Para se adaptar à LGPD será necessário ‘colocar ordem na casa’: mapear os dados, classificá-los, organizá-los de acordo com a base legal que autoriza o seu tratamentfo e torná-los mais seguros.

A LGPD nos escritórios de contabilidade

O impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade é direto, já que essas empresas possuem informações importantes sobre seus clientes e outras pessoas. 

Por estarem envolvidas com a regulamentação, devem ser adotadas várias mudanças, que podem garantir a adequação à lei e à proteção das atividades. Para os escritórios contábeis, é mais importante ainda gerenciar os documentos dos clientes, pois são eles os responsáveis por demonstrar que eles operam dentro da legalidade. 

Por isso, gerir adequadamente a documentação é fundamental para a comunicação entre clientes e o escritório. Além disso, investir na segurança de dados pessoais por meio de uma plataforma contábil, fazer uma boa gestão dos tributos e do financeiro, organizar e reter adequadamente estes arquivos pode ajudar na segurança e proteção dos dados.

Segundo estimativa do Gartner, divulgada pelo site Convergência Digital, o investimento global em segurança da informação deverá crescer 8,7%.

O não cumprimento das definições da LGPD, como garantir o consentimento do titular do dado a ser usado e informá-lo sobre como será usado, pode ter graves consequências às empresas de contabilidade.

A lei define claramente multas e sanções significativas, até a data de produção deste artigo, 2022. Desde comunicados e advertências até multas. E  algumas dessas multas são bem pesadas – podem chegar a R$ 50 milhões por infração cometida – e podem impactar muito os escritórios de contabilidade.

Assim, mesmo que a implementação de novas práticas gere muitas demandas, é melhor aderir a elas do que sofrer as penalizações.

Como os escritórios de contabilidade podem se adaptar

Nesse processo de adequação, algumas medidas devem ser colocadas em prática. Os escritórios de contabilidade devem preparar-se diante do que a LGPD define como prioritário na proteção e gestão de dados. Veja, a seguir, como a lei impacta as empresas e quais medidas devem ser tomadas.

1. Consentimento no recolhimento e uso de dados

Como citado anteriormente, a única pessoa que pode autorizar os escritórios de contabilidade a usá-los é o titular dos dados. Esse consentimento explícito deve ser reforçado especialmente em sistemas digitais. 

2. Diferenciação entre controlador e operador

A Lei também exige que as empresas definam quem irá fazer uso dos dados. Isso é determinado em dois níveis de trabalho: de controlador e de operador. A responsabilidade de cada um é diferente: o controlador direcionará o que será feito com os dados. Já o operador é quem lida com eles, na prática. 

3. Comitês de segurança da informação

Os escritórios de contabilidade devem criar um Comitê de Segurança da Informação para avaliação das medidas de proteção de dados próprios e dos clientes. Neste comitê haverá um profissional exclusivo, o Data Protection Officer, responsável pelo cumprimento da nova lei. 

4. Medidas de redução de exposição

O escritório contábil deve utilizar técnicas de segurança administrativas e de operações diversas, implementadas de forma ampla, para que todos os colaboradores possam praticar. Isso também é parte do trabalho do comitê de segurança da informação.

5. Responsabilidade das terceirizadas

Os escritórios de contabilidade que tiverem subcontratadas devem exigir que elas também se adaptem às medidas de proteção de dados, porque estarão também sujeitas às sanções em casos de vazamentos. Assim, é fundamental ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.

ONVIO: como a tecnologia ajuda os escritórios de contabilidade

Como a maior preocupação da LGPD é com a segurança e vazamentos de dados, um sistema de gestão em nuvem é capaz de dar a segurança que o contador do futuro precisa. Com o uso dessa ferramenta não é necessário guardar mais nada nos computadores ou no servidor da empresa, o que garante muito mais segurança. 

Leia mais sobre cloud computing na contabilidade.

Mas não é só a proteção dos dados que aumenta com a computação em nuvem. Plataformas on-line de gestão contábil, como o ONVIO, trazem outros benefícios.

A computação em nuvem é um dos recursos que trazem muito mais praticidade para os profissionais do escritório, facilitando a interação com os clientes e a conclusão das atividades. Além disso, garante a segurança dos dados e aumenta a produtividade do time.

Como conceito, permite que qualquer tipo de dado esteja sempre acessível para os usuários de qualquer lugar do mundo, sendo acessado a partir de qualquer navegador e dispositivo móvel.

É impossível negar a importância da tecnologia nos processos de uma empresa contábil. O ONVIO é, sem dúvida, a maneira correta de estar em conformidade com a LGPD.

Se aprofunde no tema em nosso outro artigo sobre LGPD na Contabilidade.