Em tempos de transformação digital, o setor contábil é um dos que mais tem sofrido disrupções. Seu escritório pode adotar a melhor tecnologia disponível no mercado, mas como gestor é preciso adotar metodologias que ofereçam oportunidade de mudanças e melhorias contínuas na organização.
Afinal, o futuro da contabilidade já é realidade e quem não se organizar poderá ser facilmente ultrapassado pela concorrência. A forma como os profissionais e escritórios da área vêm abraçando as novas ferramentas mostra o potencial transformador da tecnologia para a contabilidade.
A busca pela eficiência e qualidade no trabalho pode ser beneficiada pelas ferramentas de gestão. É o caso do ciclo PDCA, ferramenta de fácil entendimento e utilização que saiu dos manuais da gestão da qualidade para ganhar o universo corporativo, inclusive os escritórios contábeis. Veja, neste post o que você precisa saber sobre ele.
O conceito de ciclo PDCA
O ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming ou Shewhart, é um método que valoriza a cultura de melhoria contínua na empresa. É uma metodologia de gestão interativa, usada não só para controle mas também na constante melhoria de produtos, serviços e processos.
A origem da sigla são os termos em inglês Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir). Seguindo essas quatro etapas, você é capaz de melhorar qualquer processo dentro de sua empresa, conquistando diversos benefícios.
Por que usar o ciclo PDCA?
A primeira razão para ser adotado é que o ciclo PDCA foi utilizado para ajudar o Japão a se reconstruir após a 2° Guerra Mundial. Em seguida, seu uso foi disseminado para o resto do mundo como um modelo de sucesso.
A segunda razão é que a metodologia é utilizada há muito tempo por grandes empresas. Ajuda a melhorar continuamente os processos elevando o padrão de qualidade dos produtos ou serviços.
O ciclo PDCA foi desenvolvido para ser aplicado na gestão da qualidade. Hoje é uma das principais ferramentas para a compreensão do processo administrativo e a resolução de problemas.
A contribuição do ciclo PDCA para o futuro da contabilidade
Diante da simplicidade do ciclo PDCA muitas pessoas duvidam da sua eficácia e do tipo de benefícios que traz para as empresas. Por isso, veja as vantagens mais evidentes:
- Produtividade
Quando os processos melhoram, aumenta a produtividade da sua empresa, pois o time realiza mais ações em menos tempo. A produtividade reflete na eficiência e também na competitividade do negócio, resultando em mais clientes, crescimento do faturamento e mais sucesso para na gestão. Tudo o que o futuro da contabilidade precisa!
- Fim do retrabalho
Retrabalho é um dos maiores problemas em escritórios contábeis. Um setor gera um relatório, imprime e manda para outro setor, que terá que digitar os dados novamente. Esse cenário é bastante comum, não é verdade? Se você identifica esse problema, realize o ciclo PDCA, reduzindo a espera pelos dados, o tempo de digitação e também os recursos envolvidos.
- Redução de custos
Um escritório contábil eficiente economiza recursos com coisas supérfluas, como a impressão do relatório do exemplo anterior e passa a investir o dinheiro poupado em melhorias reais. E a tecnologia na contabilidade pode ajudar a melhorar ainda mais a produtividade e os resultados, basta que todos os documentos necessários estejam na nuvem.
Como um escritório contábil pode colocar o Ciclo PDCA em prática
O ciclo PDCA ajuda a entender como um problema surge e de que maneira deve ser solucionado. A partir da oportunidade de melhoria, você deve definir as ações necessárias para promover as mudanças almejadas. A ideia é que os resultados sejam alcançados com mais qualidade e eficiência.
Para colocar o ciclo PDCA em ação na sua empresa contábil, você deve seguir as quatro fases necessárias:
P – Planejar
Esta é a fase em que você seleciona um processo que precisa ser resolvido, listando as possíveis causas e soluções.
Uma maneira de conferir se tudo está indo bem é a equipe deve fazer uma reunião semanal, ao menos, para apresentar os resultados e avaliar as ações alinhadas na semana anterior. Também é importante conversar para discutir as demandas diárias.
D – Desenvolver
Nesta fase são realizados testes a partir das hipóteses levantadas, buscando sempre reduzir ou eliminar o problema.
Mas desenvolver um planejamento exige habilidade técnica. Assim, saiba a quem delegar, explique o que deve ser feito, exige velocidade na execução e tenha canais para acompanhar os resultados.
C – Conferir
A proposta aqui é garantir que o problema foi resolvido, portanto consiste em monitorar os resultados e comparar o antes e o depois da implementação da melhoria.
Apesar do ritmo frenético que seu escritório tem, verifique pelo menos uma vez por dia se as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, pode ser feita uma correção.
A – Agir
Significa registrar as mudanças realizadas, formalizá-las e partir para outro ponto a ser melhorado.
Em algumas empresas, os clientes têm problemas para definir e enviar a documentação necessária ao escritório. Assim, acabam atrasando o envio da documentação, além de ficar faltando informações e arquivos importantes.
Com o ciclo PDCA, você pode planejar uma capacitação com a equipe do cliente, fazer o treinamento, verificar se o problema foi resolvido e se o cliente está mais satisfeito. E depois agir, aplicando a mesma metodologia em outros clientes ou fazendo o processo on-line. Se a metodologia não der certo, é preciso voltar à primeira fase e refazer o percurso.
Percebeu como a metodologia PDCA pode ser aplicada tanto na gestão do seu escritório, quanto na do cliente? É uma das ferramentas mais consagradas do mundo para resolução de problemas.
Então continue a ler nosso blog e venha conhecer mais temas que possam ajudar na gestão de seu escritório de contabilidade!
