Qual é a responsabilidade do profissional contábil como guardião dos seus clientes? E qual a relação com a ética e LGPD na contabilidade? Afinal, os escritórios de contabilidade guardam todas as informações contábeis, fiscais e financeiras dos clientes.

Já falamos em várias ocasiões sobre a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados e seu impacto na contabilidade. Neste artigo, retomamos o assunto relacionando-o com algo muito importante: a ética na contabilidade.

O que é ética na contabilidade e a sua relação com a LGPD

A ética profissional nada mais é que um código de conduta, com leis e normas estabelecidas para a prática de uma profissão, tudo para que ela seja exercida com qualidade, eficácia e segurança. A maioria das profissões segue um código de ética. Não é diferente na profissão contábil. Entre os princípios da ética na contabilidade, destacam-se:

• Exercer a profissão com honestidade, zelo e capacidade técnica;
• Guardar sigilo em relação a dados e informações confidenciais;
• Ter solidariedade em relação a movimentos em defesa da dignidade profissional.

Quem incorrer em qualquer tipo de infração fica sujeito às penalidades previstas na ordem jurídica profissional. Para cada infração cometida, há uma penalidade. Elas vão desde multas, advertência reservada, censura reservada, censura pública, suspensão do exercício profissional até o cancelamento do registro profissional.

Iniciado em agosto de 2020, os escritórios contábeis também deverão atender aos princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A nova legislação cria regras claras sobre como as organizações devem coletar, armazenar e compartilhar dados pessoais de usuários, especialmente em  relação aos meios digitais (mas não exclusivamente).

Isso significa que a empresa contábil deve solicitar a autorização do cliente, de maneira clara, para que ele saiba o que vai ser coletado, para quais fins e se haverá compartilhamento. 

Alguns exemplos são: nome, endereço residencial, e-mail, fotos próprias, RG, CPF e até dados aparentemente inofensivos, como raça, sexualidade, religião e opinião política. Todos estes e mais outros passarão a ser protegidos pela lei.

No total, a lei possui cerca de 10 capítulos com 65 artigos determinando como os dados devem ser tratados.  

Se houver alteração da finalidade ou repasse de dados a terceiros, um novo consentimento deverá ser pedido. O usuário poderá, sempre que desejar, revogar a sua autorização, assim como pedir acesso, exclusão, portabilidade, complementação ou correção dos dados. 

A importância da ética na contabilidade

Pode parecer sem importância, mas, no momento atual em que a população simplesmente perdeu a confiança nas instituições públicas e em algumas empresas, agir corretamente constitui um diferencial.

Ser visto pelo mercado como um escritório sério, íntegro e correto ajuda a conquistar o respeito de clientes e de concorrentes. 

– Aumento da confiança do cliente

Os clientes têm de confiar no escritório contábil. Para sobreviver neste mercado altamente competitivo, é fundamental ser visto como um parceiro.

Muitos empresários buscam o auxílio de um escritório contábil por não entenderem nada sobre o assunto. Mesmo assim, ainda há resistência em compartilhar informações confidenciais da empresa. Isso só muda com o estabelecimento de uma relação de confiança.

– Permitir ao cliente economizar sem errar

Os clientes querem reduzir custos, principalmente os impostos a pagar. Com a ajuda de uma assessoria contábil especializada é possível ajudar o cliente a reduzir a carga tributária que incide sobre a empresa. O escritório deve atuar como consultoria para melhorar os resultados financeiros do cliente e ajudá-lo no planejamento tributário.

– Crescimento da carteira de clientes

Uma coisa leva a outra. Quando o escritório contábil conquista o respeito e a confiança do cliente, criando uma imagem positiva e atuando como parceiro, é natural que venha o reconhecimento.

O escritório ganha mais exposição no mercado e, por consequência, surgem mais clientes interessados em sua atuação e em como ele pode melhorar suas empresas.

– Maior faturamento

A consequência do aumento do número de clientes implica, é claro, em maior faturamento e crescimento do negócio. Eis como é positivo praticar a ética na contabilidade e atuar junto ao cliente para atender às leis. 

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LGPD na contabilidade: como os escritórios contábeis devem se adaptar

Para a adequação da LGPD na contabilidade, é necessário que o contador e os escritórios contábeis tomem algumas medidas. Eles devem se preparar diante do que a LGPD define como prioritário na proteção e gestão de dados. 

1. Consentimento no recolhimento e uso de dados

A lei prioriza que a única pessoa que pode autorizar os escritórios de contabilidade a usar os dados é o seu titular. Esse consentimento explícito deve ser reforçado especialmente em sistemas digitais. 

2. Diferenciação entre controlador e operador

As empresas devem definir quem irá fazer uso dos dados. Isso é determinado em dois níveis de trabalho: de controlador e de operador. A responsabilidade de cada um é diferente: o controlador direcionará o que será feito com os dados. Já o operador é quem lida com eles, na prática. 

3. Comitês de segurança da informação

Os escritórios de contabilidade devem criar um Comitê de Segurança da Informação para avaliar as medidas de proteção de dados próprios e dos clientes. Neste comitê haverá um profissional exclusivo, responsável pelo cumprimento da nova lei. 

4. Medidas de redução de exposição

O escritório contábil deve utilizar técnicas de segurança administrativas e de operações diversas, implementadas de forma ampla, para que todos os colaboradores possam praticar. Isso também é parte do trabalho do comitê de segurança da informação.

5. Responsabilidade das terceirizadas

As subcontratadas dos escritórios de contabilidade, quando houver, devem também se adaptar às medidas de proteção de dados, pois estarão da mesma forma sujeitas às sanções em casos de vazamentos. 

Para atender a LGPD na contabilidade será necessário ‘colocar a casa em ordem’: mapear os dados, classificá-los, organizá-los de acordo com a base legal que autoriza o seu tratamento e torná-los mais seguros.

Para isso, o melhor é contar com um sistema de gestão em nuvem capaz de solucionar a questão. Usando a tecnologia não é mais necessário guardar nada nos computadores ou no servidor da empresa.