Você liga o seu computador na segunda-feira e se depara com mais de 20 e-mails não lidos na sua caixa de entrada, dezenas de reuniões marcadas e uma lista enorme de tarefas. Sem dúvidas essa situação gera um misto de desespero e uma leve vontade de surtar, não é mesmo? No entanto, é preciso traçar um plano para definir as prioridades, organizar as atividades do seu time e saber em quais tarefas cada colaborador irá trabalhar. Afinal, o cotidiano de um escritório contábil é repleto de atividades, muitas delas com um prazo apertado para serem cumpridas e o mínimo descuido pode resultar em erros, atrasos e multas. Uma alternativa para evitar essa situação é adotar o uso de um checklist, que nada mais é do que uma lista de controle e verificações que pode te ajudar a acompanhar o andamento das tarefas do seu escritório. E apesar de simples, esta ferramenta é um recurso poderoso quando o assunto é organização.  

Por isso, neste conteúdo, irei me aprofundar mais nesse tema e mostrar em 4 passos simples sobre como criar um checklist de tarefas contábeis.  

Vamos lá? 

O que é um checklist de tarefas 

O checklist de tarefas é uma lista que ajuda no controle das atividades e auxilia na organização, acompanhamento e verificação do cumprimento e desempenho de tarefas em um escritório. 

Os checklists também são usados para validação de atividades repetitivas, a fim de verificar uma lista de requisitos e coletar dados de forma mais ordenada e sistemática. Assim, os profissionais envolvidos em um determinado processo não correm o risco de deixar uma etapa importante incompleta.  

Um checklist eficiente, contém 3 características:  

• Organização: É compreendido facilmente por qualquer pessoa e contém uma sequência de tarefas bastante lógica; 

• Simplicidade: Descomplicado e muito fácil de usar; 
• Totalidade: Detalhado, mas sem informações em excesso; 
• Data: Prazo para conclusão da atividade; 
• Caixa de seleção: Campo que deve ser selecionado para identificar se uma tarefa já foi concluída. 

E independentemente do objetivo ou da atividade na qual ele será usado, a estrutura do checklist de tarefas será, basicamente, a mesma, com cada atividade descrita em uma linha, que pode ser desmembrada em várias outras, dependendo do nível de complexidade da tarefa. 

Para que você entenda exatamente o que é um checklist de tarefas contábeis, veja o exemplo dessa lista para uma atividade de abertura de empresa: 

Quais as vantagens do checklist de tarefas contábeis para um escritório? 

O seu uso é especialmente vantajoso para os gestores. Isso porque, o checklist de tarefas contábeis otimiza e torna menos burocrático o controle dos diversos processos do escritório. Além de garantir uma rotina mais objetiva para os colaboradores, permitindo que eles organizem suas atividades e avaliem de perto o desempenho de suas entregas.  

No momento em que essa ferramenta centraliza as informações em um único local, ganha-se tempo, os erros são reduzidos e a produtividade é elevada. 

Outros benefícios do checklist que merecem destaque são: 

• Organização e padronização de processos; 
• Aumento da eficiência operacional; 
• Redução de não conformidades; 

• Agilidade na tomada de decisão; 
• Auxílio na realização de tarefas repetitivas; 
• Organização dos processos; 
• Automação das atividades; 
• Apoio na autogestão e gestão de tempo dos seus profissionais. 

Quando usar um checklist de tarefas contábeis? 

Dentro de um escritório é possível usar o checklist de tarefas contábeis para: 

• Conferir e acompanhar as etapas de abertura de uma empresa; 
• Acompanhar a tratativa das reclamações realizadas pelos clientes; 

• Checar a implementação de procedimentos ou processos; 
• Coletar dados para analisar possíveis incidências e não conformidades; 
• Estruturar um fluxo de pesquisa de satisfação; 
• Acompanhar e estruturar o onboarding de um novo cliente; 
• Analisar o funil de vendas; 

• Realizar uma pesquisa de mercado; 
• Acompanhar a entrega de declarações; 
• Detalhar o processo de cálculo de folha de pagamento;  
• Entre vários outros.  

Esses são apenas alguns exemplos de atividades nas quais você pode inserir um checklist e acompanhá-las de forma mais efetiva. Afinal, quando se trata de produtividade, qualquer tarefa, longa ou não, pode ser otimizada.  

4 passos para criar um checklist de tarefas contábeis para as tarefas do seu escritório 

Agora que você entendeu o que é um checklist de tarefas contábeis, para que ele serve e quando usá-lo, chegou o momento de, finalmente, colocar a mão na massa e criar os seus! 

Então, vamos ao passo: 

1 – Determine quais tarefas precisam de um checklist 

Parece óbvio, eu sei, mas há quem comece a criar checklists de tarefas contábeis, sem saber exatamente qual será o seu objetivo nem o que ele irá acompanhar com essa ferramenta. Portanto, o primeiro passo para você criar essa lista é identificar o motivo para tal.  

Uma ideia é analisar as atividades do seu escritório com mais etapas, aquelas passam por mais um de departamento ou as que são desenvolvidas de forma simultânea, por mais um colaborador.  

2 – Construa o checklist  

Definido o objetivo do checklist de tarefas contábeis, é hora de elencar todas as etapas dessa atividade.  

Para isso, faça o mapeamento de todo o processo que se pretende otimizar com a checklist e adicione todas as etapas juntamente com suas respectivas atividades e ele. Mas, atenção, não vale incluir entre as etapas ações como “resolver”, “salvar documento” e “enviar para analista”. Lembre-se que o processo precisa ser o mais detalhado possível e todos devem saber o que fazer quando chegar sua vez no checklist.  

Por exemplo, para a criação de um balancete contábil, um possível checklist seria: 

3 – Pense em quem irá utilizar essa lista  

Ter em mente o público que fará uso deste checklist de tarefas contábeis é fundamental para definir qual será a linguagem utilizada e o nível de detalhamento adicionado para as tarefas.  

Por isso, é importante que você identifique o grau de conhecimento prévio dos usuários da tarefa, bem como a familiaridade deles com o processo listado. 

Por exemplo, se você criar um checklist de tarefas com informações que um novo cliente precisa trazer do seu antigo contador, procure não usar palavras muito técnicas, nem termos contábeis que possam complicar o entendimento dele.  

4 – Valide as etapas  

Prontinho! Seu checklist de tarefas contábeis foi concluído com sucesso!  

Agora, é importante que você consulte as pessoas que usarão essa solução. Peça a elas que chequem as etapas, verifiquem se fazem sentido e se não há nenhuma informação faltante no na lista. Ouça com atenção o feedback deles e faça os ajustes conforme necessário.  

Assim, ao final desse processo, você terá um checklist de tarefas otimizado, eficiente e assertivo 

Qual ferramenta utilizar para criar um checklist de tarefas contábeis? 

É provável que você tenha feito essa pergunta a si mesmo ao longo deste artigo: “Ok, mas qual ferramenta eu posso utilizar para criar um checklist de tarefas contábeis?”. Pois então, para responder a ela, selecionei abaixo algumas plataformas que você pode utilizar para esse objetivo. 

Veja: 

• Google Keep: O Google Keep é uma outra ferramenta do Google que você pode usar para fazer um checklist. Com ele, é possível criar listas e compartilhá-las com sua equipe, adicionando notas, listas, fotos e áudios de forma bem simples. Todas as tarefas podem ser organizadas por cores e etiquetas personalizáveis. Além disso, o Google Keep possui lembretes baseados em local e horário, e você também pode acessar a ferramenta no seu smartphone, tablet ou computador. 

• Trello: O Trello é uma ferramenta bastante visual que possibilita a você e ao seu time realizar o gerenciamento de qualquer tipo de tarefa, fluxo de trabalho ou monitoramento de atividades. Com ele você cria checklists personalizáveis, adiciona responsáveis e prazos, tudo de forma bastante simples e intuitiva.  

• Gestta: O Gestta é um sistema de gestão de tarefas e atendimento voltado especificamente para escritórios contábeis, e dentro da configuração de tarefas do Gestta, é possível criar um checklist com as etapas necessárias para concluir o serviço em questão. E, além da possibilidade de criar esse checklist dentro da tarefa, o Gestta oferece também a possibilidade de criar fluxos de tarefa. Uma funcionalidade muito útil para tarefas que passam por mais de um departamento, por exemplo. 

Além disso, por ser uma ferramenta em nuvem, o Gestta possibilita que todos os seus colaboradores trabalhem de forma simultânea nas atividades. Tudo isso, sem deixar de manter as informações centralizadas, para que você, como gestor, possa ter uma visão macro de todo esse desempenho.  

O Gestta também conta com outras funcionalidades, como:  

• Painel de controle intuitivo para visão macro do escritório  
• Pontos de atenção na tela inicial  

• Três níveis de controle: Administrador, Gerente e Operacional  
• Distribuição automática de tarefas pelo time, de acordo com o regime dos clientes  
• Filtro de busca preciso para encontrar qualquer coisa com poucos cliques  
• Reconhecimento e distribuição em lote de documentos pelas tarefas correspondentes  
• Timer para medir quanto tempo foi gasto com cada tarefa; 

• Cobrança automática de documentos para evitar esquecimentos, atrasos e multas  
• Geração de relatórios com métricas fundamentais para uma gestão mais consciente  
• Armazenamento seguro de documentos com selo Amazon Web Services  
• Módulo de circular para disparo inteligente de avisos, newsletters e promoções  
• Módulo de atendimento via WhatsApp totalmente integrado com a plataforma de gestão  

• Área de login e App exclusivo para o escritório disponibilizar para sua base de clientes  
• Integração nativa com as Soluções Domínio da Thomson Reuters e flexibilidade para atender escritórios que utilizem qualquer outro ERP contábil;  
• Nada de parar no tempo! Novas melhorias implementadas regularmente  
• Implantação orientada passo-a-passo com uma equipe altamente preparada  
• Suporte proativo durante toda a vida útil da parceria, de segunda a sexta, das 9h às 18h  

Portanto, além do checklist, você também pode ter acesso a todas essas funcionalidades que, sem dúvidas, podem otimizar e tornar o seu escritório muito mais ágil.  

Quer ver o Gestta e todas essas funcionalidades na prática? Clique no botão abaixo e agende uma demonstração com um de nossos especialistas! É gratuito e sem compromisso.  

Pronto para criar suas checklists de tarefas contábeis? 

Criar um checklist de tarefas contábeis para o seu escritório é uma excelente forma de manter os processos organizados, garantindo que o seu time siga um padrão para execução das atividades, sem deixar nada para trás.  

Portanto, se esse artigo fez você se animar com a ideia do checklist de tarefas contábeis, é só escolher a melhor maneira de aplicá-lo em seu escritório e colocar essa ferramenta em prática! 

Até o próximo conteúdo!