Embora a contabilidade seja uma das profissões mais antigas, há algum tempo ela vem se ajustando para se adequar ao modelo atual de trabalhar em casa, o que pode ser chamado de escritório de contabilidade digital.

Ao contrário de muitos outros empregos em que é realmente necessário estar presente fisicamente em um local de trabalho para realizar as tarefas, as funções desempenhadas por um contador permitem muita flexibilidade.

Dado que a maioria das tarefas de um escritório de contabilidade agora são realizadas usando computadores, os trabalhos de contabilidade feitos no regime de home office são completamente viáveis. Além disso, o mundo moderno dos negócios está sempre conectado por meio de ferramentas e tecnologias digitais, outro aspecto positivo para quem cogita aderir ao home office. 

Contadores que se conectam com clientes por meio de plataformas digitais e mantêm registros usando soluções de software baseadas em nuvem podem trabalhar de praticamente qualquer lugar, precisando apenas de uma conexão à Internet.

6 impactos de um modelo digital para o escritório de contabilidade

1- Satisfação no trabalho

Isso não é surpresa, uma vez que os colaboradores não precisam perder tempo indo para o escritório, não precisam se vestir com trajes formais e podem definir seus próprios horários (dentro do razoável). E maior satisfação no trabalho significa qualidade de vida que se traduz na diminuição da rotatividade entre aqueles que trabalham em casa.

2- Produtividade

Isso é mais surpreendente para aqueles acostumados a trabalhar no escritório, que assumem que a interação próxima com seus colegas é crucial para um alto nível de produtividade. 

Em vez disso, as distrações inerentes ao escritório de contabilidade são eliminadas quando os colaboradores trabalham em casa, resultando em um aumento significativo da produtividade. Além disso, as pessoas que trabalham em casa tendem a trabalhar mais horas. 

3- Impacto em custos

Os gestores dos escritórios de contabilidade podem economizar uma quantidade significativa de espaço no escritório, já que todos estão em casa. Essa economia de custo é muito maior do que o valor investido em manter uma infraestrutura física.

4- Variedade de candidatos

Quando os colaboradores podem trabalhar remotamente, o escritório contábil pode procurar funcionários em outras cidades ou mesmo estados. Além disso, essa abordagem permite o acesso a um novo grupo de pessoas que não podem sair de casa – as que cuidam de crianças e idosos, por exemplo.

5- Rotatividade de colaboradores

Os funcionários que trabalham remotamente têm muito menos probabilidade de procurar uma nova função do que aqueles que não o fazem. Mudar sua equipe existente para trabalho remoto pode resultar em uma redução de 25% na rotatividade geral de colaboradores, segundo The importance of staff retention.

6- Frequência

Outro benefício do trabalho remoto é que você provavelmente verá uma melhora no comparecimento dos funcionários. As pessoas não apenas tendem a ser mais produtivas e a trabalhar mais horas quando estão em casa, como também tendem a faltar com menos frequência por doenças. E não ter um funcionário doente no escritório infectando os outros é um grande benefício para todos os envolvidos.

Preocupações válidas do modelo totalmente digital

Uma preocupação válida em trabalhar em casa é a necessidade de reuniões ocasionais. Existem várias maneiras de fazer isso, como usar um serviço de chat de vídeo online, como o Skype, Microsoft Teams ou Google Meet. 

Para reuniões presenciais, já que a empresa não tem mais um espaço físico próprio, o ideal é utilizar o serviço de coworkings. Segundo o Censo Coworking Brasil de 2019, são quase 1,5 mil espaços espalhados em 195 municípios brasileiros.  

Quando o assunto é estrutura, esse tipo de espaço varia. Dentre as vantagens mais disponibilizadas pelos coworkings estão as salas de reunião, endereço comercial, serviço de impressão e café grátis.  

Leia sobre o impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade.

Outra questão é o apoio da tecnologia. Será necessário que o colaborador trabalhe como se estivesse no escritório de contabilidade e, para isso, precisa ter acesso aos mesmos sistemas. Verifique se o seu software contábil está apto a ser acessado em qualquer local com níveis máximos de confiança, disponibilidade e segurança.

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Gostou de ter algumas sugestões sobre modernização do ambiente contábil? Então, acompanhe nosso blog para encontrar muitas outras informações que vão fazer a diferença em seu escritório de contabilidade!