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10 razões para investir em um sistema de gestão contábil
Tecnologia

10 razões para investir em um sistema de gestão contábil

17 August 2018 SALVAR
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Você acorda e a primeira coisa que faz é ver as redes sociais no smartphone. Toma café da manhã assistindo a uma série no Netflix, conversa com sua mãe pelo Whatsapp e vai para o trabalho fugindo do trânsito com a ajuda do Waze. Se a tecnologia está tão presente na vida pessoal, o que falta para levá-la para o ambiente corporativo e adotar um sistema de gestão contábil no seu escritório?

As respostas provavelmente serão: “é caro, não tenho capital para investir”. Ou “minha organização é pequena, não preciso de um sistema de gestão contábil“.

Então, leia com atenção, essa é uma informação importante: você está totalmente enganado!

Não é porque a estrutura é enxuta que a gestão e as principais funções devem ser realizadas em planilhas. Grande parte do trabalho pode ser automatizada e ao invés de perder tempo com tarefas manuais, use suas preciosas horas para conquistar mais clientes e oferecer melhores serviços aos atuais.

A questão do custo pode ser um fator intimidante no início, mas os resultados serão tão impressionantes que o próximo pensamento será: Eu deveria ter acreditado na tecnologia antes!

Quer dar esse grande passo, mas ainda falta coragem? Confira, abaixo, 10 razões para investir em um programa para o escritório contábil.

1. Custo-benefício do sistema de gestão contábil compensa

Um sistema de gestão contábil é ideal para estruturas enxutas como a sua. Ele leva a eficiência ao grau máximo ao evitar erros e falhas nos processos e também automatizar tarefas manuais. Isso significa não ter a necessidade de contratar pessoal para lidar com os documentos fiscais físicos enviados pelos clientes.

E uma empresa com o seu perfil é mais eficiente e lucrativa, já que faz mais com menos! Isso sem falar da questão da eficiência e sustentabilidade por conta do menor consumo de água, luz e papel.

Sim, você vai gastar com o software. Mas percebeu como os ganhos e a economia são muito maiores?

2. Tecnologia é essencial

Nos últimos anos, a tecnologia está cada vez mais avançada. Basta olhar para a sua vida pessoal no início do texto: a transformação digital permitiu que todos os exemplos se tornassem realidade.

As mudanças também aconteceram no ambiente corporativo. A Inteligência Artificial está presente em chatbots que aprendem a cada nova interação e a Internet das Coisas está se popularizando a partir da instalação de sensores que monitoram velocidade, quilometragem e número de paradas em veículos de entregas.

A revolução também chegou à Contabilidade. O que demorava anos para ser identificado pela fiscalização, hoje é descoberto em dias ou meses – tudo graças ao cruzamento de informações e à adoção de Inteligência Artificial. E se o contador  não tiver acesso a toda a documentação e enviá-las aos Fiscos, o cliente ficará exposto a penalidades como multas.

3. Gerenciamento completo do escritório

Ter um programa para escritório contábil não é mais um luxo, como há alguns anos seria. De maneira automatizada, esse software é capaz de desempenhar uma série de funções que auxiliam no seu dia a dia. Com módulos como Folha, Fiscal e Contabilidade, todas as necessidades são supridas.

4. Independência do uso de planilhas

Utilizar planilhas e outros documentos físicos é sinônimo de bagunça e dor de cabeça. Quando for necessário reunir dados importantes, quanto tempo vai demorar para encontrar todas as informações necessárias?

Liberte-se das planilhas com um programa para escritório contábil. Ele reúne tudo que é importante em apenas um local, transformando o conceito de administração e facilitando a criação e acompanhamento de históricos. Outro aspecto é que os dados das planilhas podem ser integrados ao sistema.

5. Mais produtividade

A facilitação dos processos operacionais otimiza a rotina e traz produtividade ao dia a dia, tornando o trabalho do escritório muito mais eficiente. Com a utilização do gerenciamento automático de XMLs não é necessário se preocupar em cobrar do cliente o envio dos arquivos.

Todas as rotinas fiscais também são simplificadas pelo acesso simples e rápido a consultas, downloads e relatórios. O tempo dispendido anteriormente por um ou mais colaboradores com essas questões pode ser direcionado à outras atividades da empresa.

6. Menos trabalho repetitivo

Quando os processos são realizados de maneira automatizada, há menos repetição de tarefas manuais como baixar NFes (Notas Fiscais eletrônicas) ou fazer a Manifestação do Destinatário, por exemplo. A agilidade também permite cumprir com folga todas as exigências da legislação quanto aos prazos de entrega das obrigações como  Sped Fiscal/EFD, Sped Imposto de Renda/ECF, Sped Contábil/ECD e DIRF, entre tantas outras.

7. Cuidado com o cliente

Qual é o nível de relacionamento com o seu cliente? Ele o vê como um parceiro estratégico? Um contador que deseja manter um relacionamento longo com sua base precisa cuidar bem dela.

Quando todas as ações dentro de um escritório contábil são feitas manualmente, é difícil parar o dia para tomar um café e ouvir as dificuldades do cliente. Um sistema de gestão contábil permite tempo para saber sua real situação e também colher feedbacks sobre a qualidade do atendimento.  

Esses depoimentos são necessários para planejar estratégias que incluam novos produtos e serviços. Uma verdadeira assessoria que ajude a empresa a resolver seus reais problemas de negócio.   

8. Conteúdos inteligentes

A partir do momento que seus processos estão redondos e o time engajado em funções estratégicas, há tempo até para pensar em melhorar a exposição da sua empresa. E o marketing de conteúdo é uma ótima estratégia para quem quer atrair e desenvolver novos negócios sem a necessidade de fazer grandes investimentos.

Os conteúdos inteligentes são temas que fornecem ao seu público informações que realmente sejam relevantes. Podem ser postados em um blog próprio (hospedado no próprio website da empresa), disseminados via redes sociais ou email marketing.

Oferecer ebooks, whitepapers e infográficos, por exemplo, só traz vantagens. Quando o interessado for baixar o material, terá que preencher um formulário  deixando dados como nome, telefone e e-mail. é o início de um relacionamento com seu escritório.

9. Segurança

Uma dúvida que você pode ter é: como eu vou deixar os dados contábeis e fiscais dos meus clientes expostos em um programa para escritório contábil? Muita calma nessa hora.

Ao adotar um a empresa disponibiliza ferramentas precisas para garantir a integridade das informações. É possível definir as permissões de acesso dos usuários do escritório ao sistema, inclusive por área de atuação. Os processos mais críticos, por exemplo, podem ser realizados e autorizados apenas por você.

10. Capacitação

Não são todas as pessoas que têm facilidade em lidar com ferramentas tecnológicas. Se esse é o seu caso, tranquilize-se. Ao adotar um software para contador, a fornecedora da solução vai disponibilizar treinamentos individuais e acesso ilimitado ao suporte. Outra vantagem é ter à disposição uma Central de Soluções com milhares de respostas para as mais diferentes dificuldades.   

Percebeu como o uso de um software para contador é capaz de transformar a maneira como sua empresa trabalha? Então, escolha o sistema de gestão contábil mais adequado para a sua necessidade e saia ganhando!

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