É inegável que os padrões de comportamento estão mudando, tanto pessoalmente, quanto no campo profissional. As diferentes esferas da vida, cada vez mais entrelaçadas, reduzem o grau de divisão entre trabalho e vida particular. Na pesquisa intitulada “Global Mobile Consumer Survey 2017”, a consultoria Deloitte identificou que o dispositivo mais utilizado pelos brasileiros é o smartphone, com a finalidade principal de trocar mensagens instantâneas, seguida pelo acesso às redes sociais.

Mas a informação que mais salta aos olhos na leitura do relatório atesta que aproximadamente metade (isso mesmo: me-ta-de!) dos entrevistados usam o telefone para fins profissionais fora do horário de expediente.

Então, aquele balancete, DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) ou o relatório que você elaborou no seu sistema de contabilidade tem grandes chances de ser analisado durante a noite ou no final de semana. Por isso, talvez você receba um contato para tirar dúvidas nessas ocasiões. Isso já deve ter acontecido, certo?

Essa movimentação do consumidor está criando um novo modelo de mercado e seu negócio precisa se adaptar ao cenário o mais rápido possível. Até porque, faz algum tempo que o Fisco já usa da tecnologia para evitar fraudes e ampliar a arrecadação.

No final dos anos 90, a Receita Federal iniciou o recebimento do IRPF pela internet e foi evoluindo até o lançamento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em 2007 e do e-Social em 2015. Nesse contexto, os programas para escritório contábil também ficaram mais robustos.

Como se percebe, a evolução tecnológica do Fisco anda a passos largos, considerando os certificados digitais e a entrega de diversas obrigações de forma online e integrada (como GIA, DIRF e NF-e, para citar algumas).

Inclusive, hoje já é possível identificar indícios de fraudes, como o uso de laranjas para ocultar patrimônio, cruzando dados das redes sociais com a declaração do IRPF entregue para a Receita. Ou seja: cliente ostentação nas redes e um “pobre coitado” no IRPF, simplesmente não funciona mais. Isso, graças à adoção da Inteligência Artificial (IA).

Como o escritório contábil pode acompanhar essas mudanças todas?

Se o cliente está passando por mudanças e o Fisco não deixa por menos, o escritório de contabilidade realmente não tem escolha: vai ter que se adaptar e fazer mais uso do software para contador, dentre outras ferramentas.

A figura do bookkeeper vai ficando cada vez mais distante desse profissional moderno e conectado que já superou várias revoluções no mercado e sempre foi fundamental para as empresas.

Esse momento pode ser visto com insegurança e ansiedade por alguns, mas é possível afirmar que também é uma grande oportunidade para repensar sua estratégia e ganhar fôlego para voltar a crescer!

O objetivo deste post é mapear o tripé da gestão empresarial com foco no mercado contábil, para apoiar o contador na transformação digital que atinge todas as indústrias do mundo. Confira:

Tripé de gestão para o novo escritório contábil: Pessoas, Processos e Tecnologia

PESSOAS

Dentro do escritório contábil há, resumidamente, três grandes “pedras no sapato”:

1. A quantidade de rotinas repetitivas que não geram valor para o negócio do cliente;
2. O acompanhamento das constantes alterações na legislação;
3. O volume de retrabalho na rotina, principalmente na questão da re-digitação dos dados, quando não se tem um bom programa para escritório contábil.

Para a nova geração entrante no mercado de trabalho, esses três pontos são bastante expressivos e o mercado contábil precisa ter isso em seu “radar”, sob o risco de não conseguir captar os talentos de que necessita.

Do outro lado, o cliente muitas vezes enxerga o escritório como um “mal necessário”, justamente porque não tem esse acompanhamento mais consultivo e, muitas vezes, não entende o que está sendo entregue. Com essa situação, ele acaba vendo pouco valor no trabalho realizado. O cliente também demanda respostas rápidas para suportar sua tomada de decisão e fica aborrecido se a contabilidade demora neste atendimento.

O escritório, então, precisa considerar essas “dores” e tomar ações que tragam respostas para esses anseios. Isso, certamente, resultará em um diferencial competitivo tanto para captação de mão de obra, quanto para o aumento da carteira de clientes. Como? Veja os próximos tópicos!

PROCESSOS

A transformação digital toca muito em tecnologia como software para contador (que faz parte do próximo assunto), mas trata também sobre reorganizar a produção, inclusive nas empresas de serviços como o seu escritório de contabilidade.

Revise os processos com o objetivo de ganhar mais produtividade e oferecer um melhor atendimento, considerando principalmente:

• O tempo dedicado a cada cliente;
• A quantidade de tarefas que demandam retrabalho;
• O nível de acompanhamento que cada tarefa demanda;
• A comunicação entre o time (se todos sabem ou têm como saber como está o andamento de cada cliente);
• O gerenciamento dos honorários cobrados.

Cuidando de todos esses detalhes a Daniella Tiago dos Reis, diretora da Dinâmica Contábil, zerou os casos de guias calculadas incorretamente, reduziu o tempo dedicado aos lançamentos contábeis e fiscais e viu seus processos serem simplificados, ganhando a produtividade que tanto buscava. Para ela, o software para contador é, sim, uma ferramenta indispensável.

Confira o depoimento no vídeo:

Para conseguir esse tipo de resultado a Dinâmica Contábil contou com um parceiro que entende do mercado em que está inserida e dos desafios que enfrenta. Veja mais detalhes no último tópico.

TECNOLOGIA

Você já mapeou as dores das pessoas envolvidas com o seu negócio e tem a lista dos processos que precisam de melhoria para se manter competitivo no mercado. Agora, a tecnologia entra como sua maior aliada para endereçar essas questões e tornar o seu negócio ainda mais potente.

Um excelente sistema de contabilidade faz as tarefas ganharem escala, sem a necessidade de contratar mais pessoas para a sua equipe. Com a mesma quantidade de recursos, é possível ampliar a carteira de clientes, ou seja, com um programa para escritório contábil, a produtividade cresce sem ter que ampliar a sua estrutura atual.  

O software para contador permite, entre outras coisas:

• Integrações que reduzem o retrabalho (uma vez incluídos os dados na escrita fiscal, por exemplo, não é preciso redigitá-los para a produção da folha de pagamento);
• Consultas à legislação em tempo real (um bom sistema de contabilidade é constantemente atualizado sem que você precise checar as informações para executar uma tarefa);
• Agilidade no atendimento ao cliente (documentação disponível 24 horas por dia – lembrando daqueles clientes que usam o smartphone fora do horário do expediente para tratar de assuntos de trabalho);
• Compartilhamento de informações com total segurança e praticidade;
• Dinamismo nas ações mais operacionais, permitindo que os colaboradores contribuam de forma mais estratégica.

Além dos aspectos técnicos que um excelente software para contador precisa ter, é de fundamental importância contar com o suporte do seu fornecedor de sistema de contabilidade.

Se o seu negócio está dando os primeiros passos e conquistando os primeiros clientes, claro que ele não deve fazer o mesmo investimento do que um escritório que já está mais consolidado. O importante é que seu fornecedor tenha condições de seguir a trilha do crescimento com você, oferecendo soluções que suportem suas necessidades em cada estágio do seu crescimento.

A Domínio Sistemas têm soluções específicas para cada etapa do seu negócio, ajudando sua empresa a ser ainda mais próspera.

Lembre-se: o mundo já mudou e seu escritório não pode ficar parado! Entre em contato com o time da Domínio Sistemas e abra as portas do futuro para o seu negócio.