Quando você era mais jovem e fundou seu escritório contábil, tinha como maior aspiração o desenvolvimento da empresa. Tornar-se referência no mercado, conquistar clientes importantes e ter uma equipe dedicada a trabalhar para a evolução do negócio. Quantas noites trancou a porta do pequeno escritório e foi para casa pensando nesse sonho?
Com muita luta, dificuldades e aprendizados, sua organização aos poucos está crescendo. Mas o que ninguém disse é que cuidar dessa estrutura seria tão trabalhoso!
Não é nada fácil trabalhar em um país que muda a legislação fiscal todos os dias, exigindo um acompanhamento constante dessas alterações. Isso sem dizer que
a rotina envolve um trabalho árduo na busca de informações junto aos clientes.
Quando não se utiliza um sistema de contabilidade o crescimento da organização pode se tornar um problema. Conheça, abaixo, 4 exemplos da rotina conturbada de um escritório contábil e como a tecnologia de um software para contador pode ajudar nesses casos.
1. (Des) organização
A rotina de uma contabilidade inclui um grande volume de papéis em cima das mesas, com documentos e outras informações importantes dos clientes, que podem se misturar. E, por mais que sua preocupação em orientar os colaboradores a manter tudo em ordem seja grande, é impossível supervisioná-los todo o tempo.
Sem a ajuda da tecnologia:
A empresa ainda é refém do papel e perde muito tempo com processos lentos e manuais. Onde está a nota fiscal do cliente X? A companhia Y já enviou as informações necessárias para apurar os impostos? Quantas horas serão gastas para fazer o fechamento do mês da organização Z?
A falta de organização em um escritório de contabilidade é tão grave que acaba refletindo em como os clientes veem a sua organização. E a credibilidade, um dos seus bens mais importantes, pode ser manchada.
O resultado? Os clientes se cansarão, procurarão outro prestador de serviço e o rótulo de contabilidade desorganizada pode definir a sua reputação no mercado.
Com a adoção de um sistema de gestão contábil:
O cotidiano é dinâmico, onde contadores e analistas desempenham seus papéis com precisão e afinco. Há a garantia de trabalhar com dados completos sobre as finanças dos seus clientes a partir da geração de análises, relatórios e informativos.
Você pode, inclusive, ter o controle de todas as atividades do seu escritório pelo celular, não importa onde esteja.
2. Gestão do cliente
Para os clientes, o trabalho de um escritório de contabilidade é fundamental. Como não são especialistas, eles estão ‘na sua mão’. Por isso, a gestão do atendimento é muito importante.
Além de ajudar as empresas para as quais você presta serviço, ter um bom relacionamento é um chamariz para novos clientes. Você já parou para pensar das oportunidades que isso pode trazer para a empresa?
Sem a ajuda da tecnologia:
O cliente manda e-mail, entra em contato por telefone, mas sua equipe não é capaz de esclarecer a dúvida ou enviar um documento importante que foi solicitado. A requisição se perde no fluxo do trabalho diário, frustrando (e irritando) quem está do outro lado do balcão.
E se a equipe mal consegue dar conta das suas obrigações, fica difícil pensar em oferecer outros serviços.
Com a adoção de um software para contador:
A eficiência é o ponto alto da empresa! Nenhum pedido deixa de ser atendido, já que todas as solicitações de serviços são registradas on-line, evitando perda de tempo e garantindo todo o histórico das informações.
Essa agilidade, em conjunto com um profundo conhecimento dos clientes, possibilita oferecer novos serviços como consultorias fiscais e tributárias, por exemplo. Isso agrega ainda mais valor ao trabalho e é a oportunidade de estreitar o relacionamento, já que sua contabilidade é vista como uma parceira estratégica de negócios.
3. Apuração e pagamento de impostos
Uma das rotinas mais importantes é a apuração e pagamento de impostos. Todo mês seu time precisa reunir os documentos fiscais de cada cliente para gerar as GRUs (Guias de Recolhimento da União).
Sem a ajuda da tecnologia:
A busca pela informação é a grande dificuldade, já que o escritório depende que os clientes encaminhem as informações de forma correta e dentro dos prazos. Não ter todos os arquivos em mãos acarreta em retrabalho e desgaste de relacionamento.
Com a adoção de um sistema de gestão contábil:
Um sistema completo ajuda a vencer essa etapa do mês sem falhas e retrabalhos. Principalmente se esse software para contador for capaz de integrar lançamentos diversos como folha de pagamentos, escrita fiscal e controle de patrimônio.
Ter um módulo que realize a apuração dos impostos e a escrituração do LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real) para empresas com apuração pelo Lucro Real também é outro grande diferencial.
Afinal de contas, pagar imposto a menos gera multas e impostos a mais demoram para retornar ao caixa do cliente. Essa tarefa depende da automatização dos documentos fiscais.
4. Quando o Fisco bate à porta do cliente
Você (e o seu time) sabem muito bem a complexidade das questões fiscais e contábeis. Todo negócio, não importa o seu tamanho, precisa levar essas questões muito a sério. Os processos precisam estar perfeitamente alinhados, sendo constantes e eficientes.
Mas o cliente, por mais que seja orientado pelo seu escritório contábil, muitas vezes é capaz de deixar algumas pontas soltas que podem chamar a atenção do Fisco. O que acontece então? Essa empresa é notificada e pode até receber uma visita da Receita Federal.
E esse tipo de ação é cada vez mais comum. O ano de 2017, por exemplo, foi o maior da história em fiscalizações. As autuações da Receita Federal bateram recorde, somando R$ 204,99 bilhões, um aumento de 68,5% em relação a 2016.
Sem a ajuda da tecnologia:
Além de lidar com o pânico do cliente, você precisará gerenciar uma crise dentro do escritório. Onde estão as notas fiscais e outros documentos importantes pedidos pelo Fisco?
Caso sua equipe não seja organizada o suficiente para tê-los à mão, será necessário uma força-tarefa para localizar o que é necessário. Peça para preparar o café, reforce o estoque de energético e encomende as pizzas pois a noite será longa.
Com a adoção de um sistema de contabilidade:
Nem sempre é possível prever uma fiscalização. Mas como seu escritório tem acesso a todos os documentos fiscais da empresa, estará preparado para essa situação – basta enviá-los para o cliente. Isso vai ajudá-los a passar pela fiscalização empresarial sem maiores transtornos.
Quer ter um controle completo para um crescimento sem limites? Conheça, agora mesmo, como a tecnologia é capaz de transformar a maneira que sua empresa trabalha!
