Você sabia que o Brasil já é o quarto país do mundo que mais consome aplicativos e que o brasileiro dedica, em média, 200 minutos do dia para usá-los?

Waze, OLX, Whatsapp, Facebook e Netflix, são apenas alguns exemplos que já fazem parte da vida cotidiana das pessoas aqui. E se faz parte da sua vida, por que não fazer parte do seu negócio contábil também?

A tecnologia na contabilidade é algo que ganha corpo a cada ano que passa e os apps (como também são conhecidos os aplicativos) podem ajudar o contador a:

• Ganhar mais produtividade;
• Comunicar-se de forma mais ágil com os clientes;
• Fazer a gestão do escritório de forma muito mais organizada.

Você certamente já tem alguns aplicativos “de estimação” na vida pessoal, não é mesmo? Pensando que eles também têm o poder de facilitar sua rotina como empresário, listamos os mais interessantes segmentados por finalidade:

1. Organização, gestão e produtividade;
2. Armazenagem e compartilhamento de arquivos;
3. Comunicação;
4. Educação.

Confira:

ORGANIZAÇÃO, GESTÃO E PRODUTIVIDADE NA CONTABILIDADE

1. Trello: é muito útil para controlar o andamento das atividades de cada setor do escritório. Fiscal, Contábil, Tributário e Folha, por exemplo, podem ter cartões e etiquetas que identificam o estágio de cada ação. Por meio de um painel é possível acompanhar tudo e identificar rapidamente algum atraso nas entregas.

Existem planos gratuitos, o Business Class (por US$10/mensal) e o Enterprise (valor variável). Pode ser utilizado em desktop, Android, iOS e Windows Phone.

1. Wunderlist: as demandas e dúvidas específicas de cada cliente podem comprometer a produtividade na contabilidade. Por isso, esse aplicativo é ótimo! É possível criar listas de tarefas e receber alertas e lembretes para ninguém ficar sem retorno. Além disso, você pode compartilhar sua lista e enviar arquivos pelo app.

Também tem uma versão grátis e mais duas pagas: a Pro (US$5/mensal) e Empresas (US$5 por usuário/mensal). A ferramenta está disponível para desktop, Android, iOS e Windows Phone.

1. Evernote: além de gerenciar as atividades rotineiras, esta tecnologia na contabilidade permite gravar notas em áudio. Ideal para quem está sempre na rua, entre um cliente e outro. A atualização acontece em tempo real e é possível compartilhar as informações com a equipe do escritório.

O Evernote conta com o plano Basic (gratuito), o Premium (R$9/usuário/mês) e o Business (R$24/usuário/mês). Disponível para desktop, Android e iOS.

ARMAZENAGEM E COMPARTILHAMENTO DE ARQUIVOS

1. Dropbox: arquivar grande volume de contratos, notas fiscais ou certidões, consome muita memória do seu computador e a segurança local pode ser vulnerável. Essa solução em nuvem permite armazenamento e compartilhamento de diversos tipos de arquivos que podem ser acessados de qualquer lugar (de forma segura), fazendo da tecnologia na contabilidade uma grande aliada.

Há três versões para pessoa física: Basic (gratuita), Plus (US$10/mensal) e Professional (US$20/mensal). Para a jurídica mais três: Standard (US$15/usuário/mês), Advanced (US$25/usuário/mês) e Enterprise (personalizado). Acesse via desktop, Android, iOS ou Windows Phone.

1. Google Drive: o sonho da contabilidade consultiva se concretizou e agora você trabalha no plano de negócio do seu cliente junto com ele? Deixe de lado a troca de arquivos por e-mail, porque depois de um tempo vocês podem não saber mais qual é a última versão. Compartilhando os arquivos no Google Drive vocês editam sempre o mesmo documento, inclusive simultaneamente!

Usando até 15 GB o app é gratuito, passando desse limite os planos são pagos: 30 GB (US$5/usuário/mês), Business (US$10/usuário/mês) e Enterprise (US$25/usuário/mês). Além da versão desktop, há aplicativos para Android e iOS.

1. CamScanner: produtividade na contabilidade é não perder tempo. Este aplicativo permite que, ao fotografar um documento, ele seja escaneado e digitalizado. Feito isso, você poderá editar, assinar e salvar o arquivo (em PDF ou como imagem), funciona bem para contratos, declarações, gráficos ou tabelas.

Disponível na versão gratuita, mas também com funcionalidades extras que são cobradas nos planos: Premium (US$5/mensal) e Business (US$10/usuário/mês). Disponível para Android, iOS e Windows Phone.

COMUNICAÇÃO

1. Skype: visitar clientes é uma tarefa prazerosa para muitos contadores, mas em alguns momentos, como no período de entrega do IPRP (Imposto de Renda Pessoa Física), fica difícil sair do escritório, não é? Nessas horas, você pode se fazer presente e garantir a produtividade na contabilidade por meio de reuniões online! As funcionalidades de compartilhamento de tela, envio de arquivos e links vai ajudar muito quando precisar mostrar ao seu cliente como preencher informações em um novo sistema de gestão, por exemplo.

É possível utilizar a versão gratuita e também colocar créditos para usar o

app como telefone. A versão Skype for Business oferece recursos adicionais por US$2/usuário/mês. Disponível para desktop, Android, iOS e Windows Phone.

1. Whatsapp Business: que tal incrementar o uso da tecnologia na contabilidade atendendo mensagens de clientes pelo whatsapp comercial e não pessoal? Nessa versão do aplicativo é possível usar respostas padrão para as dúvidas mais comuns, disparar mensagens automaticamente após contato, informar horário de atendimento, incluir notificação de ausência, entre outros benefícios.

Essa versão está disponível apenas para Android e desktop. O valor cobrado

será de US$47 a cada mil mensagens (US$0,047 por mensagem).

1. Gravador de chamadas: quando um cliente novo chega ao escritório traz muita informação consigo. Mesmo com todos os cuidados, você pode precisar de alguns telefonemas até que tenha todos os dados necessários. E que tal gravar essas conversas com as principais orientações? A gravação pode servir para que você consiga recapitular algum comentário ou mesmo compartilhar o conteúdo com seu sócio. Mas lembre-se de comunicar que a gravação será feita.

O download gratuito pode ser feito para Android e iOS.

EDUCAÇÃO

1. Cefis: manter-se atualizado é um dos principais desafios do contabilista. A produtividade na contabilidade, no entanto, também passa por ter o conhecimento “na ponta da língua”. Este app da Cefis oferece cursos práticos das áreas Fiscal, Contábil e Trabalhista e permite compartilhar a assinatura com até cinco pessoas do seu time.

Você pode baixar o aplicativo no desktop ou Android.

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Até o próximo post!