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Como aumentar a lucratividade no escritório contábil com menos clientes?

Adriano Ferreira
30 January 2020 SALVAR
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Nós vivemos em uma cultura que acredita que quanto mais clientes uma empresa tiver, melhor. E não seria diferente para os escritórios de contabilidade, não é mesmo? Clientes geram trabalho e, consequentemente, pagamentos. 

Mas nem sempre esta equação é tão simples. Cada ser humano é diferente, e isso quer dizer que a forma com que você entrega  seu trabalho será diferente para cada um dos clientes. Alguns demandam mais, outros menos. Alguns são sociáveis, outros não. Tem os que pagam sempre em dia e os que estão sem atrasados. 

Uma coisa que geralmente deixamos de considerar é que ter certas pessoas dentro da nossa carteira de clientes pode gerar perda de dinheiro no escritório contábil, e não o oposto.    

O objetivo deste texto é mostrar quais são os prejuízos sua empresa pode ter com determinados perfis de clientes e mostrar algumas formas de reverter esta situação e aumentar a lucratividade no escritório contábil

Clientes x perda de dinheiro no escritório contábil

Será que quanto mais clientes, mais lucratividade no escritório contábil? Nós já adiantamos: nem sempre!

Como dissemos acima, existem bilhões de pessoas diferentes espalhadas pelo mundo, e isso quer dizer que todos os seus clientes serão diferentes uns dos outros. 

Mas o que isto tem a ver com perda de dinheiro ou lucratividade? Pense conosco:  com certeza você tem um cliente que liga várias vezes por dia demandando cada vez mais tarefas e com prazos curtíssimos, não é mesmo? E você sempre está pronto para atendê-lo da melhor maneira possível. Afinal, não existe escritório de contabilidade sem clientes

Além disso, você também é obrigado a lidar com clientes desorganizados, que nunca entregam a papelada corretamente, ou os inadimplentes, que estão sempre com os pagamentos em atraso. Todos eles são diferentes, mas alguns perfis podem ser muito parecidos.

Você e sua equipe, então, se desgastam diariamente para executar suas tarefas e agradar a todos, e é aí que o prejuízo aparece. 

A contabilidade é complexa e burocrática e, algumas vezes, os clientes podem demandar um volume de até 80 tarefas por mês. Ou seja, será que o valor cobrado por atividade equivale à quantidade de horas gastas e dores de cabeça que este cliente proporciona todos os dias?

Nestes casos, vale fazer uma reflexão para avaliar se realmente é lucrativo manter toda a sua carteira de clientes ou se a melhor opção é “demitir” os que causam problemas para dar espaço às novas parcerias.

Tipos de ações que podem causar perda de dinheiro no escritório contábil

Neste ponto já ficou claro que determinados perfis de clientes podem impactar não só no fluxo financeiro do escritório de contabilidade como também na sua saúde psicológica e na dos demais colegas de profissão. Afinal, não é nada agradável tentar entregar o melhor trabalho possível para alguém que continua achando que não está bom.

Mas algumas ações dos próprios profissionais contábeis podem contribuir, mesmo que inconscientemente, com esta perda de dinheiro. Confira:

Fazer mais do que o contrato estipula

Existem determinadas pessoas que acham que todo mundo tem a obrigação de servi-los sem esperar nada em troca. No caso dos clientes dos escritórios contábeis, são aqueles que passam prazos curtíssimos, que pedem diversas explicações mesmo quando todos já o ajudaram inúmeras outras vezes, que nunca estão satisfeitos com seus pedidos e exigem cada vez mais ou que ligam para telefones pessoais e fora do horário de trabalho. Com certeza você já se deparou com alguém assim, mas não percebeu o quanto esta pessoa consome seu tempo e motivação.

Mas como proceder então? Deixe claro quanto custa o seu tempo e quantas horas cada tarefa demanda. Agindo assim, cada vez que o cliente demandar mais funções, você cobrará conforme o estipulado e receberá por isso. Afinal, cada atividade fora do escopo toma o tempo que poderia estar sendo gasto com outros clientes que pagam por isso.

  1. Precificar de maneira errada

Você já parou para pensar se o valor cobrado em cada tarefa que você executa condiz com o que você recebe? Precificar suas funções é essencial para saber se o que você está fazendo realmente vale a pena. Se a atividade é mais complexa e exige mais tempo de dedicação do que o lucro que gera, algumas ações podem ser tomadas. Entre elas, aumentar o preço cobrado ou enviá-la para algum profissional mais experiente que faça em menos tempo, por exemplo. 

2.Acreditar que todo cliente é igual

É claro que, em geral, devemos tratar todas as pessoas da mesma forma, sem distinção em relação ao poder aquisitivo de cada um. Mas quando focamos na lucratividade do escritório contábil nem sempre isso pode ser seguido à risca.

Segundo o Jornal Contábil, é fundamental dividir seus clientes em grupos classificados como ticket médio, porte, nível de fidelidade e tempo de contrato. Dessa forma fica mais fácil de calcular esforços e investimentos conforme o retorno que a empresa receberá.

Como reverter a situação e aumentar a lucratividade no escritório contábil?

Algumas dicas já foram dadas nos próprios tópicos acima, mas uma ação eficiente e rápida é o diálogo aberto. Quando você é transparente com seus clientes e mostra quais pontos do relacionamento estão sendo negativos, as pessoas podem enxergar com seus olhos e mudar as próprias atitudes.

Mas uma outra forma de avaliar a perda ou lucratividade de dinheiro em relação aos clientes das empresas de contabilidade é contar com a tecnologia.

Hoje em dia já existem soluções capazes de controlar os resultados financeiros do escritório, sabendo quanto se trabalha para cada cliente. Este tipo de ferramenta ajuda na análise das horas de trabalho gastas, recursos e valores, fornecendo  informações sobre um possível superávit ou déficit de cada cliente.

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